Out-of-Stock - Situation: Definition und Vermeidung

Out of Stock beschreibt die Situation, wenn das Unternehmen nach Erhalt einer Bestellung durch den Kunden, dieses bestimmte Produkt oder einen bestimmten Rohstoff nicht in der entsprechenden Menge und zu den geforderten Bedingungen auf Lager hat. Als Konsequenz einer solchen Situation kommt der Kauf nicht zustande, das Unternehmen verliert Einnahmen und schädigt sein Image gegenüber dem Kunden langfristig.

In unserem Artikel zeigen wir die wichtigsten Konzepte im Zusammenhang mit Out of Stock: Wie wird die Quote berechnet, welche Ursachen und Folgen hat dieses Phänomen und welches sind die wichtigsten Maßnahmen zu dessen Vermeidung?

1. Out-of-Stock-Quote

Jede Maßnahme bzw. Bewegung innerhalb des Lagermanagements basiert auf einem empfindlichen Gleichgewicht zwischen der Nachfrage nach einem Produkt und seiner Existenz im Lager. Wenn dieses Gleichgewicht gestört ist, entsteht eine Out-of-Stock-Situation.

Die Out-of-Stock-Quote gehört zu den im Logistikmanagement messbaren KPI und berechnet sich wie folgt:

Out-of-Stock-Quote = Fehlartikel / Gesamtzahl der Artikel x 100

2. Folgen von Out of Stock

Die direkte Folge von Out of Stock ist ein Anstieg der Logistikkosten. Das Risiko von Lagerausfällen ist heutzutage recht groß: Je höher die Bestände, desto höher sind die Lagerlogistikkosten und Unternehmen neigen im Allgemeinen dazu, diese so weit wie möglich zu begrenzen. Aus dieser Tatsache heraus entstanden Konzepte wie Just-in-Time oder Cross-Docking.

Es ist zwar nachvollziehbar, dass die Kosten steigen, wenn eine Out-of-Stock-Situation eintritt, aber ist es kompliziert, alle daraus resultierenden Verluste zu berechnen. Man kann sich dabei nur auf Schätzungen berufen, bei denen immer auch subjektive Faktoren ins Spiel kommen.

Zum einen führt Out of Stock zu einem unmittelbaren Verlust des jeweiligen Verkaufvorgangs, der nicht realisiert werden konnte (Zielwert). Zum anderen wird der Kunde das gefragte Produkt bei konkurrierenden Unternehmen suchen (subjektiver Wert). Dies wiederum hat einen Imageverlust zur Folge, der gerade in Bereichen wie der e-commerce-Logistik auch einen Vertrauensverlust darstellt und sich negativ auf die zukünftige Nachfrage auswirkt (subjektiver Wert).

3. Wie entstehen Out of Stock- Situationen?

Die Ursachen für stock outs sind vielfältig und können an verschiedenen Stellen in der Lieferkette liegen. Einige Beispiele:

• Ein unerwarteter Anstieg der Nachfrage: Ein sehr häufiges Beispiel ist das des "Lieblingsspielzeugs", das zu Weihnachten in Mode kommt. Da die Vorlaufzeit (Lead Time) für Produktion und Distribution größer ist als die durch die Termine vorgegebene Zeitspanne, kommt es nicht selten zu Out-of-Stock-Situationen.
• Schlechte Bedarfsplanung: Die Aufgaben der Bedarfsprognose gehören zu einem der anspruchsvollsten Bereiche der Logistik. Um den zukünftigen Bedarf abzuschätzen, müssen eine Vielzahl von Daten analysiert werden, einschließlich der Verkaufshistorie oder der Saisonalität und der Stichtage.
• Mangelnde Genauigkeit zwischen den erfassten Bestandsdaten und der Realität aufgrund menschlicher Fehler beim Auffinden der Produkte oder bei der Aktualisierung der Bestandsdaten.
• Transportverzögerungen: Wenn der Wareneingang im Lager später als geplant erfolgt, kann dies zu einer Verzögerung der Liefertermine für den Endkunden führen.
• Verzögerungen bei den Lieferanten: Für einen Produzenten kann das Fehlen einer einzigen Art von Rohmaterial eine ganze Produktionslinie verlangsamen.
• Menschliche Fehler an verschiedenen Stellen der Lieferkette.

4. Effiziente Strategien zur Vermeidung von Out of Stock

- Durchführung einer adäquaten Bedarfsprognose

In einem äußerst heterogenen Logistikumfeld wie wir es heutzutage vorfinden, ist es notwendig, Unsicherheiten in den Nachfrageprognosen zu begrenzen und das Angebot so weit wie möglich anzupassen. Tatsächlich gibt es in diesem Bereich Big Data-Anwendungen mit einem großen Potenzial für die Logistik.

Um eine solide Nachfrageprognose aufzustellen und damit zu einem gewissen Grad stock outs zu vermeiden, sollte man:

• berücksichtigen, dass es in jeder Vorhersage eine geschätzte Fehlerquote geben muss.
• die Phase des Produktlebenszyklus identifizieren, in dem sich das Produkt befindet (Einführungsphase, Wachstumsphase, Reifephase, Sättigungsphase, Degenerationsphase bzw. Rückgang).
• Auftragsspitzen prognostizieren für die entsprechenden (Feier-)tage im Jahr und die Saisonalität der Branche berücksichtigen.
• Prognosen nur für einen überschaubaren Zeitraum aufstellen, da die ferne Zukunft zu unvorhersehbar und unsicher ist. Der Betrieb mit verkürzter Lead Time kann dabei sehr hilfreich sein.

- Ein Computersystem einsetzen, das die Prozesse in der Lieferkette vernetzt und optimiert

Die Implementierung von betriebswirtschaftlicher Software hat sich als wirkungsvolle Strategie zur Steuerung und Optimierung von Logistikprozessen erwiesen. Aufgrund der hohen Komplexität der Abläufe ist in der Regel eine Integration verschiedener Arten von Systemen erforderlich. Hier zeichnet sich das ERP (Enterprise Resource Planning) als Basis aus, das mit spezifischeren Systemen wie Lagerverwaltungssoftware oder Flottenmanagementprogrammen verknüpft werden kann.

Eines der Hauptziele, die mit dem Einsatz dieser Systeme erreicht werden sollen, besteht in der Kontrolle der verfügbaren Bestände an verschiedenen Stellen in der Lieferkette und der Übermittlung von Warnmeldungen, die anzeigen, wann bestimmte Referenzen wieder aufgefüllt werden müssen. Diese Programme minimieren auch menschliche Fehler im Prozessmanagement.

- Kontrolle der KPI in der Lagerverwaltung und Datenpflege

Die Überwachung wesentlicher Indikatoren im Bestandsmanagement ist unverzichtbar, um Ineffizienzen zu vermeiden, die zu stock outs führen können. Folgende Maßnahmen wollen wir hervorheben:

• Meldebestand prüfen: bezieht sich auf den Zeitpunkt, zu dem eine Nachschubbestellung an den Lieferanten erfolgen soll. Der Meldebestand muss ständig überprüft werden, da er den Mindestbestand festlegt, den das Unternehmen halten kann, um stock outs zu vermeiden.
• Kennzeichnen der zu kaufenden Mengen anhand von Indikatoren wie Lagerumschlag, Lagerreichweite (zeigt an, wie lange der durchschnittliche Lagerbestand ausreicht) und Belegung des Lagerplatzes.
• ausreichend Sicherheitsbestand kalkulieren, um Schwankungen im Bedarf oder bei Lieferanten auffangen zu können, ohne jedoch eine Überdimensionierung der Bestände im Lager zu verursachen.

- Implementierung einer kontinuierlichen Bestandsführung

Gelegentlich kommt es zu stock outs, weil Produkte im Lager nicht gefunden werden können, selbst wenn sie im Bestand des Unternehmens vorhanden sind. Dies kann durch die Implementierung eines LVS gelöst werden, das mit einem permanenten Inventarsystem arbeitet. Es ist eine ideale Lösung für Unternehmen mit einer komplexen und hohen Anzahl von Referenzen.

Die Lagerverwaltungssoftware gewährt den Zugriff auf die Bestandsdaten in Echtzeit und kann dadurch steuern, was sich wo im Lager befindet. Darüber hinaus ermöglicht die Digitalisierung von Bestandsdaten eine Analyse der Historie und zeigt Bestandsschwankungen an der betreffenden Produkte an.

- Automatisierung intralogistischer Prozesse und Reduzierung von Warenverlusten

In jedem Bestand gibt es Verluste, sei es durch Verschlechterung der Ware, falsche Lagerung, Fehler in der Handhabung und sogar durch Diebstahl. Auch hier ist Kontrolle wichtig, damit der Schwund nicht zu einem Out-of-Stock-Zustand führt. Mit diesen Maßnahmen kann dem entgegengewirkt werden:

• Eingeschränkter Zugriff auf die Bestandsdatenbank. Dies ist bei einem LVS wie dem Easy WMS von Mecalux einfach, da es die Verwaltung von Systemzugriffen des Arbeitsteams ermöglicht und unerwünschten Zugang verhindert.
• Eine Automatisierung der Handhabung mit Lasten verbessert die Sicherheit aller Prozesse enorm und verhindert Unfälle, die zu Schäden an Waren und Personal führen könnten. Darüber hinaus unterstützt der Einsatz von Maschinen auch die Einhaltung der FIFO- oder LIFO-Prinzipien.
• Automatische Kontrolle der Ware und Datenübermittlung ins System an speziellen Palettenprüfstationen, wo die Ware mit den vom LVS angezeigten Daten abgeglichen wird.

Kurz gesagt, trotz der Aussage, dass "der profitabelste Bestand derjenige ist, den ich nicht habe", ist der Bestand ein notwendiges regulatorisches Element für das reibungslose Funktionieren der Lieferkette. Out of Stock zu vermeiden wird zu einem zentralen Ziel jedes Unternehmens, das seine Rentabilität sichern will. Neue Technologien wie Lagerverwaltungssoftware oder automatische Systeme erleichtern dabei die Umsetzung.