Digitaler Lieferschein: Was er ist, Vorteile und Anwendungsbeispiele

Die Digitalisierung der Logistik hat zu effizienteren und nachvollziehbaren Prozessen geführt. Zu den gängigsten Lösungen gehört der digitale Lieferschein. Er ist ein zentrales Dokument zur Optimierung der Lieferverwaltung und zur Reduzierung des Papierverbrauchs. Er erleichtert die Prozessautomatisierung und verbessert die Präzision in der Lieferkette.

Was ist ein digitaler Lieferschein?

Der digitale Lieferschein ist die elektronische Version des Lieferscheins in Papierform. Dabei handelt es sich um ein Dokument, das die Lieferung von Waren bescheinigt und relevante Informationen wie die Daten des Absenders und des Empfängers, die versendeten Produkte, ihre Mengen oder das Gewicht und Volumen der einzelnen Packstücke enthält. Ähnlich wie bei Versandetiketten gewährleistet das Scannen des Lieferscheins die Rückverfolgbarkeit von Dokumenten und Transaktionen und lässt sich leicht in ein ERP- oder Lagerverwaltungssystem wie Easy WMS integrieren.

Welche Vorteile hat die Verwendung digitaler Lieferscheine?

Der elektronische Lieferschein bringt eine Reihe von Vorteilen für die Logistik und Verwaltung eines Unternehmens. Einige der herausragendsten davon sind:

• Steigerung der administrativen Effizienz. Dadurch wird die Verwendung von Papier überflüssig, die Dokumentenverwaltung wird rationalisiert und die Zeit für die Ausgabe und Archivierung von Dokumenten verkürzt.
• Verringerung von Fehlern. So werden menschliche Fehler bei der manuellen Bearbeitung minimiert und eine automatische Datenvalidierung gefördert. 
• Sofortiger Zugang zu Informationen. Die Lieferscheindaten sind für alle Beteiligten in Echtzeit verfügbar. 
• Verbesserte Rückverfolgbarkeit. Die Nachverfolgung von Aufträgen wird gefördert. In der reversen Logistik wird die Verwaltung der Rücksendungen beschleunigt.
• Nachhaltigkeit. Dies trägt zu einem geringeren Papierverbrauch und einer umweltfreundlicheren Dokumentenverwaltung bei.
• Integration mit anderen Systemen. Es kann mit einem LVS, ERP und Transportplattformen verbunden werden, um Prozesse zu automatisieren und Daten zu synchronisieren.

Somit optimiert die Digitalisierung des Lieferscheins die Logistik, senkt die Fehlerquote und verbessert die Rückverfolgbarkeit, was ihn zu einem entscheidenden Hilfsmittel für die digitale Transformation der Lieferkette macht.

Arten und Beispiele von digitalen Lieferscheinen

Es gibt verschiedene Formate für digitale Lieferscheine, wobei PDF-Dateien am häufigsten verwendet werden. Einige gängige Typen sind:

• Lieferschein in einem LVS oder ERP. Viele Unternehmen erstellen Lieferscheine aus dem LVS oder ERP im PDF-Format. Die Software enthält alle Informationen automatisch und kann jederzeit abgerufen werden.
• Lieferschein in Transport- und Logistikanwendungen. Logistikunternehmen wie DHL, UPS oder Fedex verwenden digitale Lieferscheine in ihren mobilen Anwendungen. Diese Dokumente werden wie der elektronische Abliefernachweis digital signiert, und der Kunde erhält anschließend eine Kopie per E-Mail.
• Elektronischer Lieferschein auf EDI-Plattformen. Durch den elektronischen Dokumentenaustausch (EDI) werden Lieferscheine erstellt und gemeinsam genutzt, ohne dass physische Kopien erforderlich sind. Es ist in Branchen wie der Automobilbranche oder dem Handel weit verbreitet, mit Standards wie EDIFACT oder ANSI X12.

Das folgende Beispiel zeigt einen mit Easy WMS von Mecalux automatisch erstellten digitalen Lieferschein. Durch die Verwaltung dieses Dokuments über ein LVS lässt sich der gesamte Prozess der Verpackung und des Versands von Waren in einem einzigen System verfolgen.

So optimiert das LVS die Verwaltung digitaler Lieferscheine

Für die automatische Erstellung des digitalen Lieferscheins ist ein Lagerverwaltungssystem unverzichtbar, da es die Informationen der einzelnen Logistikvorgänge in Echtzeit organisiert. Diese Software, wie z. B. Easy WMS, koordiniert den Warenein- und -ausgang, kontrolliert das Inventar und validiert jede Bewegung. So wird sichergestellt, dass die Daten auf dem Lieferschein richtig und auf dem neuesten Stand sind.

Durch die Digitalisierung werden manuelle Fehler vermieden und der Informationsaustausch mit Kunden und Spediteuren vereinfacht. Ein mit anderen Systemen wie einem ERP oder einer Transportplattform integriertes LVS erleichtert die automatische Übermittlung des digitalen Lieferscheins, verkürzt die Verwaltungszeiten und gewährleistet die Rückverfolgbarkeit der Sendungen.

Darüber hinaus ermöglicht die Verwendung digitaler Lieferscheine die Überprüfung der Lieferung durch elektronische Unterschriften oder QR-Codes. Dadurch wird die Transparenz in der Lieferkette erhöht und die Dokumentenverwaltung optimiert.

Digitale Transformation der Logistik

Die Einführung des digitalen Lieferscheins ist ein wichtiger Schritt zur Modernisierung der Logistik. Dank seiner Fähigkeit, die Rückverfolgbarkeit zu verbessern, Fehler zu reduzieren und Prozesse rentabler zu gestalten, ist es ein unverzichtbares Hilfsmittel für die Lager- und Vertriebsverwaltung. Wenden Sie sich an uns, wenn Sie die Digitalisierung Ihrer Logistik in Betracht ziehen und den Sprung zu einer effizienteren und nachhaltigeren Lieferkette wagen wollen.