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Der elektronische Zustellnachweis oder Proof of Delivery (POD) gewährleistet, dass die Bestellung erfolgreich ausgeliefert wurde

Der elektronische Zustellnachweis in der Logistik

02 September 2020

Angesichts der immer schnelleren Auslieferungen von Bestellungen ist es für Unternehmen unerlässlich, dem Kunden eine zufriedenstellende Zustellung zu gewährleisten.

Der elektronische Zustellnachweis, auch Proof of Delivery (POD) genannt, ist eine digitale Kontrolle sämtlicher Informationen bezüglich der Auslieferung einer Bestellung. Dies ist unerlässlich, um den letzten Schritt in der Lieferkette zu beschleunigen. Der POD wird in der Logistik immer häufiger verwendet und gewinnt somit auch für den E-Commerce an Bedeutung. Was sind jedoch die Vorteile der Verwendung eines POD und wie genau funktioniert er? Diese Fragen werden in diesem Artikel beantwortet.

Was ist der Proof of Delivery (POD)?

Der elektronische Zustellnachweis ist eine digitale Quittung, mit der eine Person bzw. eine Firma (Käufer) bestätigt, von einem Unternehmen (Zusteller) eine Ware oder mehrere Waren in den entsprechenden Mengen und zu dem zuvor vereinbarten Zeitpunkt erhalten zu haben.

Die Funktion des POD besteht darin, zu überprüfen, ob eine Lieferung vorliegt und ob sie erfüllt wurde, wobei die Zeit, die Lieferadresse, der Name und die Unterschrift des Empfängers, der die Sendung angenommen hat, festgehalten werden. Gleichzeitig spiegelt sie die Gesamtmenge der erhaltenen Produkte sowie die Eigenschaften jedes einzelnen Artikels wider. Die versendenden Unternehmen können sofort auf das elektronisch signierte Dokument zugreifen und überprüfen, ob das Paket zugestellt wurde.

Der Proof of Delivery hat sich nach und nach durchgesetzt und wird heute von der überwiegenden Mehrheit der Unternehmen, insbesondere von Logistikfirmen, genutzt, um den Lieferprozess besser kontrollieren zu können.

Der elektronische Zustellnachweis verkürzt die benötigte Zeit für die letzte Meile
Der elektronische Zustellnachweis verkürzt die benötigte Zeit für die letzte Meile

Der Unterschied zwischen einer Empfangsbestätigung und dem POD

Der einzige Unterschied zwischen der herkömmlichen Empfangsbestätigung und dem elektronischen Zustellnachweis liegt darin, dass der POD digitalisiert ist, wodurch die sofortige Synchronisation der Informationsverwaltung zwischen Lieferant und Kunde ermöglicht wird.

Während bei der Empfangsbestätigung die Unterschrift auf einem physischen Dokument erfolgt, wird sie beim Proof of Delivery elektronisch mit einem mobilen Endgerät, z. B. mittels einer auf einem Smartphone installierten App, erfasst. Da er automatisch im System registriert wird, kann der Zustellnachweis vom Absender lange vor der Empfangsbestätigung, die erst Verwaltungsabteilungen durchlaufen muss, eingesehen werden. Mit dem elektronischen Zustellnachweis werden darüber hinaus kostspielige Archivierungs- und Aufbewahrungsarbeiten, die bei Empfangsbestätigungen erforderlich sind, vermieden.

Wie funktioniert ein elektronischer Zustellnachweis?

Die Funktionsweise des elektronischen Zustellnachweises kann in vier Schritte eingeteilt werden:

  • Import der Informationen. Der erste Schritt besteht darin, alle erforderlichen Daten und Informationen in das System einzugeben: Bestell-ID, Tracking-Nummer, Bestellbeschreibung, Lieferadresse, Name des Absenders und Empfängers, Preis usw.
  • Synchronisation der Bestellungen. Sobald alle Daten importiert wurden, synchronisiert die Software die auszuliefernden Bestellungen, sodass sie auf dem PDA oder in der Anwendung auf dem Smartphone des Zustellers angezeigt werden.
  • Elektronische Unterschrift. Wenn der Zusteller am Zielort eintrifft, muss er die Zustellung mit der elektronischen Signatur des Empfängers abschließen. Die meisten Geräte mit POD ermöglichen es, neben der Unterschrift auch ein Foto des Pakets als Nachweis dafür zu machen, dass es in einwandfreiem Zustand zugestellt wurde, oder um bei einem Schadensfall zu melden, dass es beschädigt oder anderweitig beeinträchtigt wurde.
  • Übertragung der Informationen. Nachdem die Zustellung des Pakets erfolgt ist, erzeugt die App automatisch eine Zustellbenachrichtigung, sowohl für den Empfänger als auch für den Absender. Damit wird beiden Parteien bestätigt, dass die Zustellung erfolgreich war und gleichzeitig geht das vom Kunden unterzeichnete Dokument mit den Einzelheiten der Sendung ein.
Ein elektronischer Zustellnachweis bestätigt, dass zuvor im Lager zusammengestellte Aufträge ausgeliefert wurden
Ein elektronischer Zustellnachweis bestätigt, dass zuvor im Lager zusammengestellte Aufträge ausgeliefert wurden

Rechtsgültigkeit des elektronischen Zustellnachweises

Jedes mit einer elektronischen Signatur unterzeichnete Dokument ist in der gesamten Europäischen Union und vielen anderen Ländern, einschließlich den Vereinigten Staaten, rechtlich gültig und verwendbar.

Die Verordnung Nr. 910/2014, bekannt als eIDAS-Verordnung, die 2014 in ganz Europa in Kraft trat, stellt den europäischen rechtlichen Rahmen dar, der elektronischen Signaturen Rechtsgültigkeit verleiht. In den Vereinigten Staaten wird dies durch den ESIGN Act und den Uniform Electronic Transactions Act (UETA) geregelt.

Vorteile der Verwendung eines elektronischen Zustellnachweises

Die Nutzung eines elektronischen Zustellnachweises bietet folgende logistische Vorteile:

  • Produktivität: Die Verwendung eines Proof of Delivery beschleunigt die Zustellung, da die Zustellzeit verkürzt wird, und erleichtert die spätere Informationsverwaltung.
  • Mehr Informationen: Der Umfang der durch einen Zustellnachweis auf Papier gesammelten Informationen ist begrenzt im Vergleich zu den Möglichkeiten des elektronischen Zustellnachweises, bei dem sogar Bilder des gelieferten Produkts angehängt werden können.
  • Kostensenkung: Durch die Digitalisierung entstehen keine Lagerhaltungs- und Personalkosten für die Archivierung der Dokumente.
  • Effizienz: Die manuelle Handhabung aller Informationen bezüglich der Zustellung kann zu Fehlern oder zum Verlust von Dokumenten führen, was bei elektronischen Zustellnachweisen kaum vorkommt.
  • Rückverfolgbarkeit: Das System, mit dem der elektronische Zustellnachweis arbeitet, liefert auch Informationen über den Status der Sendung. So kann jederzeit überprüft werden, wo sich die Sendung gerade befindet.
  • Kundenzufriedenheit: Durch die Rückverfolgbarkeit können Unternehmen mögliche Störungen schnell erkennen und so den Empfänger genau darüber informieren, wann das Produkt geliefert wird, um die Zufriedenheit des Endkunden zu verbessern.
  • Nachhaltigkeit: Es ist immer sinnvoll, auf die Verwendung von Papier zu verzichten, um nachhaltiger und umweltfreundlicher zu arbeiten.

Dank des Electronic Proof of Delivery haben Unternehmen nicht nur die Sicherheit, dass die Pakete erfolgreich zugestellt werden, sondern nutzen auch die zahlreichen Vorteile, die diese Technologie mit sich bringt.

Die Rolle des LVS beim elektronischen Zustellnachweis

Der elektronische Zustellnachweis ist eine Leistung, die hauptsächlich von den Transportunternehmen abhängt, die dem Endkunden einen effizienten und fehlerfreien Service bieten.

Ein Lagerverwaltungssystem wie Easy WMS ist das Bindeglied zwischen dem Lager und dem Transportunternehmen. Easy WMS sorgt mithilfe des Moduls Multi-Carrier-Versandsoftware dafür, dass der Spediteur sämtliche auftragsbezogene Informationen erhält, damit der Versand effizient abgewickelt werden kann: das Versandetikett, den entsprechenden Lieferschein und die Tracking-Nummer. Easy WMS funktioniert mit den wichtigsten Transportunternehmen in jedem Land, die alle den elektronischen Zustellnachweis bei der Auslieferung der Bestellungen verwenden.

Das Lagerverwaltungssystem generiert automatisch das Versandetikett für das Transportunternehmen
Das Lagerverwaltungssystem generiert automatisch das Versandetikett für das Transportunternehmen

POD: Im Dienste der Technologie

Der elektronische Zustellnachweis ist der letzte Schritt in der gesamten Lieferkette und bietet somit einen Überblick über diesen in Echtzeit. Obwohl es immer noch Unternehmen gibt, die mit Empfangsbestätigungen in Papierform arbeiten, geht der Trend immer mehr zu elektronischen Zustellnachweisen, um den Zustellungsprozess digital zu verwalten und die Übertragung von logistischen Informationen zu beschleunigen.

Wir bei Mecalux sind Experten für den Einsatz von Technologien im Bereich der Logistik. Wenn Sie die Abläufe in Ihrem Unternehmen, von der Lagerung bis zur Verwaltung, optimieren möchten, kontaktieren Sie uns. Wir beraten Sie gerne.