Wie erzielt man Genauigkeit bei der Bestandsaufnahme?

Die Erhöhung der Genauigkeit bei der Bestandsaufnahme ist entscheidend für eine bessere Planung und Organisation des Arbeits- und Materialflusses und der logistischen Abläufe. Die Bestandsverwaltung ist einer der wichtigsten Prozesse in einem Unternehmen, da sie sich direkt auf die anderen Aktivitäten im Lager auswirkt.

Eine effektive Kontrolle des Lagerbestands hat mehrere Vorteile: Zunächst die Rückverfolgbarkeit von Produkten und die Identifizierung von Mehrkosten; zudem können Fehlern und Ineffizienzen aufgedeckt werden, die bei der Warenverwaltung für die Lagerhaltung und die Zusammenstellung und den Versand von Aufträgen entstehen können . 

Was versteht man unter Genauigkeit der Bestandsaufnahme?

Die Genauigkeit der Bestandsaufnahme (ERI) ist eine Kennzahl, die sich auf die Genauigkeit und Effizienz bei der Erstellung einer geordneten und detaillierten Auflistung der Waren bezieht, die ein Unternehmen bei der Durchführung einer physischen Bestandsaufnahme lagert. Bei der physischen Bestandsaufnahme im Lager werden die Bestände, ihre Mengen und Merkmale mit den Angaben im Register oder EDV-System des Unternehmens verglichen.

Die Genauigkeit der Bestandsaufnahme in Prozentzahlen ergibt sich aus dem Vergleich des in der Lagerverwaltungssoftware (LVS), Excel-Tabelle oder auf Papier erfassten Gesamtbestands mit dem tatsächlichen Bestand im Lager. Die Differenz zwischen diesen beiden Größen bestimmt die Genauigkeit in Prozent. Die Formel lautet wie folgt: 

ERI (%) = (Menge des Anfangsbestands / tatsächliche Bestandsmenge) x 100

Wenn ein Unternehmen z. B. einen Anfangsbestand von 97 Artikeln hat und bei der Bestandsaufnahme 104 Produkte erfasst werden, bedeutet dies, dass es 7 Fehlzählungen gegeben hat. Bei Anwendung der Formel bedeutet dies, dass die Genauigkeit der Bestandsaufnahme 93 % beträgt.

Das Konzept der Genauigkeit der Bestandsaufnahme wird auch als Bestandsgenauigkeit (PDI) bezeichnet, die den Unterschied zwischen dem in der Bestandsverwaltungssoftware erfassten Bestand und dem tatsächlichen Bestand im Lager widerspiegelt. Auch der Begriff Inventory Record Accuracy (IRA) ist weit verbreitet. Er dient dem Abgleich des physischen Bestands mit dem Buchbestand oder dem im System erfassten Bestand.

Probleme im Zusammenhang mit der Genauigkeit des Bestandsaufnahme

Die durch eine ineffiziente Bestandsaufnahme entstehenden logistischen Probleme wirken sich direkt auf die Bestände und damit auf das Geschäft eines Unternehmens aus. Es gibt zwei mögliche Szenarien:

• Ist die erfasste Menge größer als die Anzahl der Einheiten im Lager, kann das Unternehmen unter Fehlbeständen leiden. Das Unternehmen kann also nicht auf Kundenaufträge reagieren, weil es nicht über die gewünschten Artikel in der gewünschten Menge zu den gewünschten Bedingungen verfügt.
• Sollte die in der Bestandsaufnahme ausgewiesene Menge an Produkten geringer sein als die Menge im Lager, deutet dies auf ein Problem in der Lagerverwaltung hin, das zu einem Überbestand führen kann. Diese Situation hat negative Folgen für das Unternehmen, denn sie kann zu einem Anstieg der Lagerkosten, einer Verschlechterung der Bestände oder einer Verringerung der Gewinnmargen des Unternehmens führen. 

So wird die Genauigkeit der Bestandsaufnahme erhöht

Die beste Lösung zur Kontrolle des Bestands in Echtzeit und zur Verbesserung der Genauigkeit der Bestandsaufnahme, ist eine Software zur Bestandsverwaltung. Die Nutzung einer LVS nimmt zu, wie die jüngste Studie des US-Beratungsunternehmens Grand View Research belegt, die besagt, dass der Umsatz mit Lagerverwaltungssoftware bis 2030 jährlich um 16,1 % auf 11 Milliarden Dollar steigen wird.

Die Einführung einer LVS ermöglicht eine permanente Bestandskontrolle. Das heißt, sie ermöglicht eine in Echtzeit aktualisierte Bestandsaufnahme, bei der der Logistikverantwortliche einen vollständigen Überblick über den Status des Lagerbestands hat. Diese Programme zur Bestandskontrolle synchronisieren die Bestände zwischen den verschiedenen Bereichen oder Lagern und geben dem Logistikverantwortlichen genaue Informationen in Echtzeit über den aktuellen Lagerbestand in den einzelnen Anlagen oder Verkaufsstellen.

Wird z. B. die Bestandskontrolle mit Excel durchgeführt, müssen die Mitarbeiter Bestandsänderungen manuell aktualisieren, was die Fehlerwahrscheinlichkeit erhöht. Im Gegensatz dazu automatisiert die Lagerverwaltungssoftware die Eingabe aller Informationen über den Warenein- und -ausgang im System. 

Die Lagerarbeiter verbinden sich über Handscanner (die Barcodes, QR-Codes oder RFID-Tags scannen können) mit der Software, um sowohl beim Wareneingang als auch beim Versand von Bestellungen das Produktetikett zu lesen. Die LVS koordiniert alle Vorgänge im Lager, kontrolliert ununterbrochen den Bestand und verbessert die Genauigkeit der Bestandsaufnahme.

Es gibt mehrere Inventur-KPIs zur Verbesserung der Genauigkeit der Bestandsaufnahme, darunter die folgenden:

• Warenumschlag: gibt an, wie oft der Bestand in einem bestimmten Zeitraum erneuert wird (wenn die Daten jährlich sind, dann über das Jahr verteilt). 

Umschlagshäufigkeit = Wert der verkauften Artikelarten / durchschnittlicher Wert der Bestände

• Fehlbestände: Dieser KPI zeigt an, wie oft das Unternehmen keinen Bestand mehr hat und die Kundennachfrage nicht erfüllen konnte. 

Quote der Fehlbestände = (Unerfüllte Aufträge / Gesamtaufträge) x 100

Fehlerfreie Bestandsaufnahme, der erste Schritt zu einer effizienten Lieferkette

Eine genauere Bestandsaufnahme wirkt sich positiv auf alle Vorgänge in der Lieferkette aus sorgt für reibungslosere Abläufe und vermeidet Unterbrechungen. Eine fehlerfreie Bestandsaufnahme trägt außerdem zu einer optimalen Nutzung der Lagerressourcen bei. 

Mithilfe einer Verwaltungssoftware ist es einfacher, eine maximale Effizienz zu erreichen. Mit einer LVS wie z. B. Easy WMS erhält man eine Bestandsverwaltung in Echtzeit, um den Nachschub besser zu organisieren, Aufträge zusammenzustellen oder Nachfrageschwankungen mühelos zu bewältigen. Dank dieser digitalen Lösung verfügt das Unternehmen immer über einen ausreichenden Lagerbestand, um die Kunden auch bei einem starken Anstieg der Verkaufszahlen bedienen zu können.

Wir von Mecalux haben in mehr als 1.000 Installationen in 36 Ländern eine Bestandsverwaltung in Echtzeit möglich gemacht. Wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Logistik optimal zu nutzen, können Sie sich gerne an uns wenden. Ein fachkundiger Berater berät Sie über die beste Lösung, damit Sie die Genauigkeit der Bestandsaufnahme erhöhen können.