Als Phantombestand bezeichnet man die Abweichungen zwischen dem im WMS erfassten Bestand und dem tatsächlichen Bestand.

Phantombestände: Was versteht man darunter und wie kann man sie beseitigen?

27 April 2021

Phantombestände stellen ein ernstes Problem in der Logistik dar. Unstimmigkeiten zwischen den tatsächlich in der Filiale oder im Lager vorhandenen und den im Computersystem erfassten Beständen können zu schwerwiegenden Verlusten für das Unternehmen führen.

Dieser Artikel erläutert, was Phantombestände sind und vor allem, wie sie rechtzeitig erkannt werden können, um die Zusammenstellung und den Versand der Aufträge nicht zu gefährden.

Was versteht man unter „Phantombeständen“?

Der Begriff „Phantombestände“, auf Englisch „Phantom Inventory“, bezieht sich auf Abweichungen zwischen dem tatsächlich in der Filiale oder im Lager vorhandenen und dem im Computersystem erfassten Bestand (Buchbestand). In anderen Worten: Es handelt sich um Bestände, die in der Datenbank als verfügbar angezeigt werden, aber aufgrund menschlicher Fehler nicht am vorgesehenen Stellplatz vorhanden sind.

Diese Unstimmigkeit zwischen den erfassten und tatsächlichen Beständen führt beispielsweise dazu, dass Bestellungen angenommen werden, die dann aufgrund fehlender Bestände nicht an den Kunden ausgeliefert werden können. Bei der Entnahme des Produkts bemerkt der Kommissionierer, dass nicht genügend Ware vorhanden ist, und meldet diesen Vorfall. Es kann auch zu Problemen bei der Versorgung der Produktionslinien mit Rohstoffen kommen, was unter Umständen die Herstellung eines Produkts zum Stillstand bringen kann.

Eine Abweichung zwischen Buch- und Istbestand bedeutet, dass die Einkaufsaufträge nicht zum richtigen Zeitpunkt, der als Zeitpunkt der Bestellung oder reorder point bezeichnet wird, aufgegeben werden. Dies kann zu Fehlbeständen führen, wenn die Bestellung verschoben wird, oder zu Überbeständen, wenn sie zu früh aufgegeben wird, weil der Buchbestand niedriger als der tatsächliche Bestand ist.

„Phantom Inventory“ ist normalerweise auf Fehler bei der manuellen Verwaltung der Ware zurückzuführen. Er tritt häufig in Lagern mit einer Vielzahl verschiedener Artikelarten auf, z. B. in E-Commerce- oder Einzelhandelsunternehmen. Phantombestände können sowohl in Lagern als auch in Geschäften vorkommen.

El inventario fantasma se produce por errores humanos durante procesos como la recepción o la preparación de pedidos
Phantombestände entstehen durch menschliche Fehler bei Vorgängen wie Wareneingang oder Auftragszusammenstellung

Kurz gesagt haben sich Phantombestände zu einer großen Gefahr für die Logistik entwickelt. Sie können direkt zu Fehlbeständen führen, die verhindern, dass eine Bestellung rechtzeitig und zu den vorher vereinbarten Bedingungen an den Kunden ausgeliefert werden kann. Außerdem können sie die Ausführung eines Herstellungsauftrags gemäß der Stückliste (Bill of Materials oder BOM) für eine bestimmte Produktion erschweren.

Wie lassen sich Phantombestände verringern?

Phantombestände entstehen in der Regel durch menschliche Fehler unterschiedlicher Natur: Ware, die an einen anderen Stellplatz gebracht wird, ohne die Änderung zu registrieren; unabsichtliches Verdecken eines Produkts; Irrtümer durch Entnehmen eines ähnlichen Artikels; Entnehmen der falschen Menge, weil aus dem Gedächtnis gearbeitet wird; oder sogar Fehler bei der Eingabe von Daten eines Produkts in das System; Diebstahl usw. Wenn die Bestandsverwaltung mithilfe von Excel, Papier und Bleistift oder einer rudimentären Software durchgeführt wird, ist die Wahrscheinlichkeit von Phantombeständen höher.

Die Implementierung einer modernen Warenwirtschaftssoftware, z. B. eines Lagerverwaltungssystems (LVS), erleichtert es Unternehmen, derartige Fehler erheblich zu reduzieren.

Un sistema de gestión de almacenes reduce significativamente el riesgo de aparición de inventario fantasma
Ein Lagerverwaltungssystem reduziert das Risiko von Phantombeständen erheblich

Ein LVS organisiert die Aufgaben der Lagerarbeiter und stellt sicher, dass sie korrekt ausgeführt werden. Beim Wareneingang zum Beispiel übermittelt die Software Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur korrekten Registrierung der eingegangenen Einheiten, ihrer Handhabung und zum Ort, an dem sie zu lagern sind. Sie verhindert außerdem, dass Schritte ausgelassen werden, was zu Fehlern führen könnte. Beispielsweise muss der Lagerarbeiter durch das Ablesen von Barcodes oder Bestätigen auf dem Handscanner verifizieren, dass er das richtige Produkt genommen und am zugewiesenen Stellplatz abgesetzt hat.

Ein weiterer Vorgang, bei dem Fehler entstehen können, ist die Auftragszusammenstellung. Auch hier besteht das Ziel darin, menschliche Eingriffe zu minimieren, indem die Entscheidungsfindung automatisiert wird und die Bewegungen der Lagerarbeiter vereinfacht werden. Methoden zur geführten Kommissionierung wie Pick-to-Light oder Voice-Picking sind unerlässlich, um das Risiko von Phantombeständen zu beseitigen, da sie den Kommissionierer auf einfache und intuitive Weise durch die einzelnen Aufgaben führen. Mithilfe von Leuchtanzeigen zeigen diese Systeme an, wo ein Produkt in welcher Menge entnommen werden soll.

Eine raffiniertere Lösung sind Hochleistungskommissionierstationen. Hierbei werden die Produkte in Behältern gelagert. Ein Miniload-Regalbediengerät entnimmt den gewünschten Behälter automatisch aus dem Regal und setzt sie an der Station ab, an der sich der Kommissionierer befindet. Der Kommissionierer muss lediglich die angezeigten Einheiten aus dem Behälter vor ihm entnehmen und sie in einem der darunter befindlichen Behälter platzieren.

Das Ziel besteht in allen Fällen darin, die Abläufe so weit wie möglich zu vereinfachen, um das Risiko menschlicher Fehler zu minimieren.

Automatisierung: die ultimative Lösung zur Beseitigung menschlicher Fehler

Das LVS und die Systeme zur geführten Kommissionierung minimieren die Möglichkeit von Fehlern erheblich. Allerdings kann man nur bei automatisierten Lagern absolut sicher sein, dass keine menschlichen Fehler auftreten, da hier alle Vorgänge automatisiert ablaufen und die Anwesenheit von Menschen sich auf die Verwaltung und Überwachung beschränkt. Dies wird besonders deutlich bei automatisierten Lagern für Paletten.

Wenn eine Palette in einer derartigen Anlage eintrifft, muss sie eine Palettenprüfanlage durchlaufen, die die Aufgabe hat, den korrekten Zustand der Ware zu überprüfen und zu bestätigen, dass das Produkt mit dem vorher in das System eingegebenen übereinstimmt. Anschließend wird sie von einem Palettenförderer automatisch zum zugewiesenen Ort transportiert. Dort übernehmen Regalbediengeräte für Paletten die automatische Platzierung und Entnahme der Ware in den Regalen. Zum Versand der Ware wird der Vorgang in umgekehrter Reihenfolge wiederholt.

Alle diese Vorgänge finden ohne menschliche Eingriffe statt und werden durch das Lagerverwaltungssystem (LVS) kontrolliert. Dieses stellt sicher, dass die richtige Ware gehandhabt wird, und die Bewegungen im Lager steuert. Auf diese Weise ist es praktisch unmöglich, dass Phantombestände auftreten.

Andererseits verhindert ein automatisiertes Lager nicht nur jegliche Fehler im Bestand, sondern steigert auch die Leistung der Anlage erheblich. Außerdem maximiert es die Lagerkapazität, da es möglich ist, mit höheren Regalen zu arbeiten und die Gänge schmaler zu gestalten.

La automatización en la preparación de pedidos evita que surja inventario fantasma en el almacén
Ein Lagerverwaltungssystem reduziert das Risiko des Auftretens von Phantombeständen erheblich

Es ist möglich, Phantombestände zu beseitigen

Phantombestände stellen ein ernstes Problem für Unternehmen dar. Aus diesem Grund werden manuelle Tätigkeiten durch automatisierte Elemente ersetzt, welche die Zuverlässigkeit und Sicherheit aller Prozesse gewährleisten.

Die Implementierung eines LVS ist der erste Schritt zur Beseitigung von Phantombeständen. Das System überwacht alle Produktbewegungen und führt den Lagerarbeiter während der Wiederauffüllung, sodass menschliche Fehler vermieden werden. Wenn menschliche Eingriffe weiter reduziert werden sollen, sind automatisierte Lagersysteme, die von einem LVS koordiniert werden, die ideale Lösung. Sie üben eine strenge Kontrolle über den Lagerbestand aus und die Ware kann nicht mehr verloren gehen oder beschädigt werden. Die Automatisierung der Prozesse spielt eine wesentliche Rolle, um das Fehlerrisiko bei der Bestandszählung zu beseitigen.

Unsere automatischen Lagerlösungen werden mit Easy WMS, dem Lagerverwaltungssystem von Mecalux, kombiniert, um eine maximale Zuverlässigkeit bei der Bestandserfassung zu erreichen. Ein automatischer Vorgang erstickt die Möglichkeit des Auftretens von Phantombeständen im Keim. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, damit ein fachkundiger Berater Sie über die beste Lösung informieren kann, mit der Sie diese Art von Beständen aus Ihrem Lager verbannen können.