Kaizen: die Kunst des Wandels zum Besseren im Unternehmen

Die seit den späten 1940er Jahren angewandte Kaizen-Philosophie wurde in den 1980er Jahren unter japanischen Führungskräften in der Fertigung populär. Seitdem hat es sich als wichtiges Instrument für Unternehmen etabliert, um ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern und ein höheres Maß an Effizienz zu erreichen.

Was ist „Kaizen“ und wofür wird es verwendet?

Das Wort Kaizen stammt aus dem Japanischen von Kai (改), was Veränderung oder Überarbeitung bedeutet, und Zen (善), was als Tugend oder Güte übersetzt werden kann. Mit anderen Worten bedeutet dies eine „Veränderung zum Besseren“. Es handelt sich um eine Methode, die durch Veränderungen in der Arbeitsweise operative Exzellenz und eine kontinuierliche Verbesserung in allen Bereichen des Unternehmens zum Ziel hat. Mit Kaizen sollen die Unternehmen über Organisationssysteme zur Erreichung ihrer langfristigen Ziele verfügen. Diese Philosophie ist somit eng mit dem Lean Manufacturing verbunden, das ein integratives und partizipatives Arbeitsumfeld fördert, in dem Ideen zur Verringerung von Ineffizienzen und zur Steigerung der Produktivität beitragen.

Ursprung der „Kaizen“-Methode

Kaizen entstand in Japan, das den Zweiten Weltkrieg gerade hinter sich gelassen hatte. Der Bevölkerung wurde schnell klar, dass sie angesichts der Nahrungsmittel- und Energieknappheit und der Beeinträchtigung ihrer Industrie nicht mehr mit den bisherigen Produktionsverfahren arbeiten konnte, wenn sie vorankommen wollte. Der Begriff geht auf die japanische Union der Wissenschaftler und Ingenieure (JUSE) zurück und wurde in den 1980er Jahren von dem Unternehmensberater Masaaki Imai, dem Gründer des Kaizen-Instituts, verbreitet.

Auch US-amerikanische Qualitätsmanagement-Experten wie William Edwards Deming (bekannt für den Deming-Zyklus) und Joseph Duran spielten trotz ihres japanischen Ursprungs eine wichtige Rolle bei der Entwicklung von Kaizen. Beide besuchten nach dem Krieg Japan, um ihr Wissen über Qualitätskontrolle und statistisches Management weiterzugeben, und japanische Unternehmen griffen ihre Ideen in ihre Arbeitsmethoden auf.

Was sind die 5 S der „Kaizen“-Philosophie?

Das Kaizen-Konzept beruht auf fünf japanischen Wörtern, die mit dem Buchstaben „S“ beginnen (die 5S), nämlich Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu und Shitsuke:

• Klassifizierung (Seiri). Der Ausgangspunkt ist die Beseitigung von allem, was unnötig ist und keinen Mehrwert schafft. Dieser Schritt sorgt nicht nur für mehr Platz, sondern beseitigt auch Faktoren, die die Effizienz der Organisation beeinträchtigen.
• Ordnung (Seiton). Ordnung ist ein Mittel zur Produktivität. Wenn jedes Element an seinem Platz bleibt, wird ein reibungsloser Arbeitsablauf gewährleistet und der Zeitaufwand für die Suche minimiert.
• Reinigung(Seiso). Durch die Reinigung wird nicht nur der Arbeitsplatz angenehmer, sondern auch die Sicherheit erhöht, da bei weniger visuellen Störungen mögliche Fehler oder Zwischenfälle leichter erkannt und behoben werden können. Dies trägt zu einer kontinuierlichen Verbesserung bei.
• Standardisierung (Seiketsu). Dabei werden die ersten drei Schritte (Seiri, Seiton und Seiso) durch Standards und visuelle Kontrollen aufrechterhalten, um sicherzustellen, dass bewährte Verfahrensweisen befolgt werden und die Ordnung erhalten bleibt.
• Selbstdisziplin (Shitsuke). Es muss eine Verpflichtung bestehen, sich in Richtung einer besseren Arbeitsphilosophie weiterzuentwickeln und einen Wandel zu gewährleisten.

10 Grundsätze zur Verbesserung von Prozessen mit „Kaizen“

Zwar sind die 5S die Grundlage von Kaizen, doch lassen sich dieses Denken und seine Umsetzung auch in dem folgenden Dekalog zusammenfassen:

1. Man sollte Annahmen beiseitelassen und aktuelle Vorgehensweisen in Frage stellen und davon ausgehen, dass es immer Raum für Verbesserungen gibt. Fortschritt ist beständig und unerschöpflich.
2. Es muss eine proaktive Problemlösung erfolgen. Dabei müssen Verbesserungsmöglichkeiten gefunden werden, bevor sie verworfen werden, und es müssen Ideen aus schwierigen Situationen gewonnen werden.
3. Man muss positiv und nicht negativ gestalten. Statt festzulegen, wie eine Aufgabe nicht ausgeführt werden sollte, sollte erklärt werden, wie sie auszuführen ist, und es sollten die notwendigen Schritte zur Erreichung des Ziels beschrieben werden.
4. Fehler sollten sofort angegangen werden, wenn sie auftreten, ohne ihre Behebung aufzuschieben.
5. Vor der Einführung von Veränderungen müssen die Ursachen des Konflikts an der Wurzel gepackt und verstanden werden. Nur so können sie gelöst werden.
6. Der Wandel sollte Ideen den Vorrang geben, die das reibungslose Funktionieren des Unternehmens fördern. Dabei darf man jedoch nicht in einen Perfektionismus verfallen, der kontraproduktiv ist und die Prozesse lähmt.
7. Die Unternehmen müssen ein Umfeld schaffen, in dem alle Beschäftigten Verbesserungsvorschläge machen können, d. h. in dem alle etwas beitragen können.
8. Man sollte lieber die Ideen von zehn Personen in Betracht ziehen, als auf eine großartige Idee von nur einer Person zu warten. 
9. Nach der Umsetzung einer Veränderung müssen die Ergebnisse anhand von Kennzahlen überprüft werden, um ihre Wirksamkeit zu bewerten. Im Erfolgsfall soll diese Änderung in einem nächsten Schritt standardisiert und auf andere Bereiche übertragen werden.
10. Probleme müssen vor Ort gelöst werden. Mit Genchi Genbutsu oder, anders ausgedrückt, „sich selbst ein Bild von den Dingen machen“, lassen sich schwerwiegende Vorkommnisse erkennen und Maßnahmen zu ihrer Behebung ergreifen.

Vorteile von „Kaizen“ in Unternehmen

Durch die Anwendung der Kaizen-Methode wird eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung gefördert, und Unternehmen, die ihren Empfehlungen folgen, profitieren von zahlreichen Vorteilen:

• Effizienzsteigerung. Durch die Beseitigung sich wiederholender Schritte und Redundanzen werden Produktion und Vertrieb flexibler und besser auf die Marktanforderungen abgestimmt.
• Reduzierung der Kosten. Der verantwortungsvolle Umgang mit den Unternehmensressourcen, der sich auf das Wesentliche konzentriert, wirkt sich positiv auf das Endergebnis aus.
• Höhere Qualität. Die Bemühungen um die Ermittlung aktueller Probleme und die Prozessoptimierung führen zu Produkten und Dienstleistungen, die die Kunden zufrieden stellen.
• Flexibilität. Dank ihrer größeren Widerstandsfähigkeit können sich Unternehmen schneller an Veränderungen und unvorhergesehene Ereignisse anpassen und sich so einen Wettbewerbsvorteil verschaffen.
• Stärkung der Kompetenzen. Die Kaizen-Methode fördert die Ausbildung der Beschäftigten im Hinblick auf ihre berufliche Entwicklung, so dass sie an mehr Projekten teilnehmen und Initiativen leiten können.
• Positives Arbeitsumfeld. In einem Umfeld, das die Beschäftigten einbezieht und motiviert, wird der Austausch von Ideen gefördert. Dies führt zu einem stärkeren Zugehörigkeitsgefühl und zu Beschäftigten, die einen größeren Beitrag zum Unternehmen leisten.
• Sicherere Umgebungen. Durch die Beseitigung unnötiger Schritte und die Einführung effizienterer Verfahren werden Risiken am Arbeitsplatz verringert.

Beispiele für Unternehmen, die „Kaizen“ anwenden

Mehrere asiatische Technologieunternehmen, darunter auch Samsung, haben von Kaizen inspirierte Praktiken eingeführt. Dazu gehören zum Beispiel Gemba Walks, eine weitere gängige Praxis unter Führungskräften. Dabei geht es darum, den Alltag an dem Ort zu beobachten, an dem in der Organisation Werte geschaffen werden – und nicht nur, wenn es ein Problem gibt. Auf diese Weise können Manager die acht Bereiche bewerten, in denen die meisten Ineffizienzen in Unternehmen auftreten und die leicht mit der Abkürzung Timwoods in Erinnerung bleiben: Transport, Inventar, Bewegung, Warten, Überbearbeitung, Überproduktion, Mängel und Fähigkeiten.

Nestlé, ein weltweit führender Lebensmittel- und Getränkehersteller, übernahm als einer der ersten multinationalen Lebensmittelkonzerne die Kaizen-Methode. Dank dieser Philosophie konnte das Unternehmen die in seinen Anlagen entstehenden Abfälle begrenzen und Ausfallzeiten in seinen Prozessen vermeiden. Das Unternehmen setzt sich für Veränderungen zur kontinuierlichen Verbesserung ein und hat im Laufe der Jahre die automatischen Lager von Mecalux eingesetzt, um die Leistung seiner Produktionszentren zu optimieren.

Wir von Mecalux fördern Ordnung und Effizienz im Betrieb mit Lagersystemen, automatischen Anlagen und digitalen Lösungen, die sich direkt an der Kaizen-Philosophie orientieren. Zudem arbeiten wir mit unseren Kunden zusammen, um Easy WMS zu installieren, das Lagerverwaltungssystem, das den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Unternehmens entspricht. Wenn Sie Ihre Lieferkette stärken wollen, wenden Sie sich an uns, damit wir Ihnen bei der Optimierung Ihrer Logistik helfen können.