ERP-System: Was es ist, welche Arten es gibt und wie es in das Unternehmen integriert wird

Ein ERP-System ist ein wichtiges Instrument in der heutigen Geschäftswelt. Auf einem Markt mit immer anspruchsvolleren Kunden trägt es zur Zentralisierung der Verwaltung der verschiedenen Betriebsbereiche bei. So können die Prozesse optimiert, die Effizienz verbessert und schneller auf die Anforderungen des Umfelds reagiert werden.

In diesem Artikel gehen wir näher darauf ein, was ein ERP-System ist, wie es funktioniert und warum es zu einem unverzichtbaren Instrument für die Unternehmen von heute geworden ist. Wir analysieren deren Hauptanwendungen, die auf dem Markt erhältlichen Arten und die Vorteile ihres Einsatzes. Wir gehen auch auf seine Rolle innerhalb des Lagers ein und wie es mit anderen spezialisierten Lösungen, wie Lagerverwaltungssystemen, integriert werden kann.

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System – Enterprise Resource Planning – ist eine Software für die Steuerung aller Informationsflüsse in einem Unternehmen. Diese digitale Lösung vereinheitlicht und automatisiert gemeinsame Aufgaben in Bereichen wie Finanzen, Personalwesen, Logistik und Einkauf.

Ein ERP-System besteht aus miteinander verbundenen Modulen, die eine gemeinsame Datenbank nutzen, so dass der Informationsfluss zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen einheitlich verläuft. Die Module sind so konzipiert, dass sie sowohl interne Verwaltungsprozesse wie das Finanz- oder Rechnungswesen als auch nicht-finanzielle Funktionen wie das Personalwesen oder Kundenmanagement unterstützen.

ERP-Systeme sind zudem skalierbar: Unternehmen können nur die erforderlichen Module implementieren und den Funktionsumfang entsprechend den sich ändernden Anforderungen erweitern. Zahlreiche ERP-Systeme bieten auch spezielle branchenorientierte Funktionen, entweder von Haus aus oder durch zusätzliche Integrationen.

Wozu dient ein ERP-System?

Der Zweck eines ERP-Systems ist die Integration von Informationen aus allen Bereichen eines Unternehmens, um ein effizienteres, an den strategischen Zielen ausgerichtetes Management zu ermöglichen. Diese sind einige der wichtigsten Anwendungen:

• Finanzwesen. Eines der gängigsten ERP-Module ist das Buchhaltungsmodul für die Aufzeichnung von Transaktionen, die Verwaltung von Budgets, die Erstellung von Wirtschaftsprognosen und die Erstellung von Finanzberichten. Dadurch können die Unternehmen ihre finanziellen Ressourcen besser organisieren und überwachen.
• Einkauf.  Mit diesem Modul kann das Einkaufsteam seine Aufgaben jederzeit und von jedem Ort aus erledigen. Dank der automatischen Synchronisierung werden die Geschäftsaktivitäten in Echtzeit erfasst. Dadurch werden die Koordination mit den Lieferanten, die Auftragsverfolgung und die Entscheidungsfindung auf der Grundlage aktueller Daten erleichtert.
• Personalwesen. Ein ERP-System verwaltet Personalinformationen wie Vertragsdaten, Beschäftigungsgeschichte, Anwesenheit, Gehaltsabrechnung sowie Schulungs- und Entwicklungspläne. Die Zentralisierung dieser Prozesse verbessert die interne Organisation und fördert die strategische Entscheidungsfindung im Personalbereich.
• Kundenmanagement. Das System umfasst auch CRM-Funktionen (Customer Relationship Management) zur Aufzeichnung, Organisation und Verfolgung aller Kundeninteraktionen. Dieses Tool wurde für die Verbesserung der Servicequalität und die effektivere Verwaltung von Verkaufs- und Kundenbindungsmöglichkeiten entwickelt.
• Produktion. In Fertigungsunternehmen wird das ERP-System zur Planung der Produktionskapazität und zur Gewährleistung der Rückverfolgbarkeit der Produkte eingesetzt. So wird eine termingerechte, ressourceneffiziente und den geforderten Standards entsprechende Fertigung gewährleistet.
• Lieferkette. Das Programm koordiniert – wenn auch im Grundmodus – einige Aktivitäten der Lieferkette: vom Wareneingang im Lager bis zur Verteilung der Aufträge. Für eine agilere und effizientere Verwaltung ist eine speziell für die Optimierung der Logistikabläufe entwickelte Lagersoftware vorzuziehen.

Was sind die Vorteile eines ERP-Systems?

Der Einsatz eines ERP-Systems bietet zahlreiche Vorteile:

• Automatisierung von Prozessen. Das ERP-System führt Routineaufgaben wie die Ausstellung von Rechnungen oder die Erfassung von Transaktionen aus.
• Höhere Produktivität. Durch die Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen spart das ERP-System Zeit, reduziert Fehler und erhöht die betriebliche Effizienz.
• Kontrolle und Rückverfolgbarkeit. Das ERP-System bietet einen klaren und detaillierten Überblick über die täglichen Abläufe des Unternehmens durch die Überwachung und Aufzeichnung jeder Phase der Produktion, der logistischen und finanziellen Prozesse.
• Entscheidungsfindung. Durch den Zugang zu aktuellen Informationen wird eine schnellere und genauere Entscheidungsfindung in der gesamten Organisation ermöglicht.
• Interne Kommunikation. Das ERP-System zentralisiert Informationen aus verschiedenen Bereichen auf einer einzigen Plattform. Dadurch wird die Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessert und die Duplizierung von Daten vermieden.
• Integration.  Das ERP-System lässt sich problemlos mit anderen spezialisierten Lösungen, wie z. B. Lagerverwaltungssystemen, verbinden, um den Bestand in Echtzeit zu kontrollieren.

Welche Arten von ERP-Systemen gibt es?

ERP-Systeme lassen sich nach mehreren Kriterien klassifizieren:

Abhängig von der Installation:

• Lokaler Server (On-Premise). Es wird auf den Servern des Unternehmens installiert. Erfordert erhebliche Anfangsinvestitionen in Infrastruktur und Wartung.
• Cloud. Es wird auf externen Servern gehostet und ist über das Internet zugänglich. Die Lösung bietet Flexibilität, Skalierbarkeit und automatische Backups.
• Hybrid. Es kombiniert die Merkmale von On-Premise- und Cloud-Modellen. Unternehmen pflegen bestimmte Daten und Prozesse lokal, während sie für andere Funktionen die Cloud nutzen.

Abhängig von ihrem Design:

• Standard oder generisch. Es deckt die in den meisten Unternehmen üblichen Prozesse ab. Es kann mit einer Grundkonfiguration verwendet werden und ermöglicht ein gewisses Maß an individueller Anpassung.
• Maßgeschneidert. Es kann an die Besonderheiten der Organisation angepasst werden. Dazu wird es entweder von Grund auf neu erstellt oder ein bereits entwickeltes System modifiziert.

Abhängig von seiner Verwendung:

• Horizontal. Es kann unabhängig von der Branche von allen Arten von Unternehmen genutzt werden. Sie verfügen über allgemeine Module, die den normalen Bedarf der meisten Unternehmen abdecken.
• Vertikal. Sie sind auf bestimmte Unternehmen spezialisiert, wie z. B. Hotels, Universitäten, Krankenhäuser oder Bauunternehmen. Sie verfügen über spezifische Funktionen, die den Anforderungen dieser Art von Tätigkeit gerecht werden.

Je nach Größe des Unternehmens in Bezug auf die Anzahl der Beschäftigten:

• Für kleine Unternehmen oder Kleinst-KMU (1 bis 20 Beschäftigte). Mit Grundfunktionen und reduzierten Kosten. Ideal für die Automatisierung wichtiger Aufgaben ohne große technische Infrastruktur.
• Für mittlere Unternehmen oder KMU (21 bis 200 Beschäftigte). Es handelt sich um skalierbare Systeme, die verschiedene Bereiche einbeziehen und mit dem Unternehmen wachsen können.
• Für Großunternehmen (mehr als 200 Beschäftigte). Sie sind hochgradig konfigurierbar und für die Verarbeitung komplexer Vorgänge und großer Datenmengen ausgelegt.

Das ERP-System in einem Lager

Ein ERP-System kann grundlegende Funktionen für die Lagerverwaltung enthalten, wie z. B. die Erfassung der Ein- und Ausgänge. Ihre Möglichkeiten sind jedoch begrenzt und oft auf einen Überblick über die Anlage ausgerichtet, ohne das Tagesgeschäft im Detail abzudecken.

Viele Unternehmen entscheiden sich für eine Integration ihres ERP-Systems mit einem Lagerverwaltungssystem (LVS oder WMS auf Englisch), um den täglichen Lagerbetrieb effizient zu verwalten. Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen einem ERP-System und einem LVS zu kennen, da beide Systeme unterschiedliche, aber sich ergänzende Funktionen innerhalb der Lieferkette erfüllen.

Ein LVS wie Easy WMS von Mecalux ist vor allem für die Abstimmung und Optimierung der Prozesse innerhalb des Lagers zuständig: Zuweisung strategischer Stellplätze für Produkte, Optimierung der Kommissionierrouten oder Kontrolle des Bestandsstatus in Echtzeit. Beide Systeme arbeiten zusammen. Während das ERP-System die allgemeinen Geschäftsinformationen zentralisiert, fungiert das LVS als das Gehirn des Lagers und steuert alle Vorgänge.

Die Integration des LVS mit dem ERP-System ist unerlässlich, um Fehler aufgrund von Datenduplizierung zu vermeiden und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen. Dank dieser Verbindung fließen Informationen automatisch zwischen den beiden Systemen, so dass Prozesse automatisiert werden und eine schnellere Anpassung an die Marktanforderungen möglich ist. So ist das Lagerverwaltungssystem von Mecalux mit den wichtigsten ERP-Systemen auf dem Markt kompatibel, wie z. B. SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics.

Ein mit spezialisierten Lösungen integriertes ERP-System

Das ERP-System zentralisiert nicht nur Informationen und steigert die betriebliche Effizienz, es hilft den Unternehmen auch, sich an Marktveränderungen anzupassen und schnell auf Kundenwünsche zu reagieren. Sein wirkliches Potenzial entfaltet sich, wenn es mit anderen speziellen Lösungen integriert wird, die die Unternehmensverwaltung ergänzen, wie z. B. dem LVS.

Durch die Integration des ERP-Systems mit einem LVS wie Easy WMS von Mecalux können die logistischen Abläufe optimiert, die Bestandskontrolle verbessert und wichtige Aufgaben im Lager automatisiert werden. Möchten Sie wissen, wie Easy WMS sich an Ihr ERP-System anpassen und Ihre Logistik verändern kann? Wenden Sie sich an uns. Wir sind auf intelligente Lösungen für die Lagerverwaltung spezialisiert.