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Bestandsverwaltung: Was es ist und wie man es richtig macht
Die Bestandsverwaltung ist ein unverzichtbarer Vorgang in Unternehmen, die mit physischen Produkten handeln. Eine strenge Bestandskontrolle ist unerlässlich, um die Nachfrage ohne Überschüsse zu decken.
In diesem Artikel befassen wir uns mit der Bedeutung einer effizienten Bestandsverwaltung und der Frage, wie sich diese optimieren lässt, um sowohl Fehlbestände als auch Überbestände zu vermeiden. Wir beschäftigen uns mit den verschiedenen Arten von Beständen, den Hauptmerkmalen eines effizienten Bestandsverwaltungssystems und der Frage, wie man es zur Verbesserung der Bestandskontrolle einsetzen kann.
Was versteht man unter Bestandsverwaltung und warum ist sie wichtig?
Die Bestandsverwaltung ist die Kontrolle und Planung der einem Unternehmen zur Verfügung stehenden Produkte – vom Einkauf oder der Herstellung bis zur Lagerung und dem anschließenden Vertrieb oder Verkauf. Mit diesem Vorgang sollen ausreichende Lagerbestände zur Versorgung der Kunden sichergestellt und sowohl Fehlbestände als auch Überbestände vermieden werden.
Die Bestandskontrolle und -verwaltung erfordert eine ständige Transparenz der Waren, um den Nachschub zu planen und die Lagerung zu optimieren. Durch den Zugang zu Informationen in Echtzeit wird die Erfüllung von Aufträgen sichergestellt, die Lieferzeiten werden verkürzt und Fehlbestände, Überverkäufe oder unnötige Lagerhaltung von Waren werden vermieden. Es ist besonders nützlich für Unternehmen mit komplexen Beständen, wie z. B. Unternehmen mit einer Omnichannel-Strategie oder die mehrere Lager gleichzeitig verwalten.
Durch eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung kann ein Gleichgewicht zwischen Wareneingängen und Warenausgängen aus dem Lager hergestellt werden. Eine unzureichende Kontrolle führt zu einer Unterbevorratung, was die Kundenzufriedenheit beeinträchtigt und zu Umsatzeinbußen führen kann. Eine Überbevorratung bindet Kapital und kann die Gewinnmargen schmälern.
Was ist ein Bestandsverwaltungssystem und welche Eigenschaften sollte es aufweisen?
Viele Unternehmen entscheiden sich für Lösungen wie ein Lagerverwaltungssystem wie Easy WMS von Mecalux, um eine ordnungsgemäße Bestandsverwaltung in Echtzeit zu gewährleisten. Dieses System automatisiert einen Großteil der Erfassung der ein- und ausgehenden Bestände. Es sorgt auch dafür, dass die Liste der registrierten Produkte mit den gelagerten Mengen übereinstimmt, plant den Umschlag und reduziert unnötige Bestände.
In Unternehmen mit mehreren Lagern bietet ein Bestandsverwaltungssystem einen umfassenden Überblick über die Verfügbarkeit der Bestände in den einzelnen Anlagen. Darüber hinaus analysiert es die jüngsten Verkaufsdaten, saisonale Daten und Lieferzeiten der Lieferanten, um den Nachschubbedarf im Voraus zu ermitteln.
Die Software erfasst mithilfe von Funkterminals und Barcode-Scannern automatisch jede Produktbewegung und gewährleistet eine genaue Identifizierung und Rückverfolgbarkeit von der Lagerung bis zum Verkauf oder Versand.
Welche Merkmale sollte eine Bestandsverwaltungssoftware haben? Bei der Auswahl eines Systems ist es wichtig, dass die Lösung Folgendes bietet:
- Aktualisierung in Echtzeit. Bereitstellung spezifischer und aktueller Informationen über den Status des Bestands, um eine schnelle und fundierte Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
- Automatisierung von Prozessen. Es sollte mit Robotersystemen kompatibel sein, die Abhängigkeit von manuellen Aufgaben verringern, Fehler minimieren und die betriebliche Effizienz steigern.
- Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit. Anpassung an Wachstum und Veränderungen in der Geschäftstätigkeit des Unternehmens, um seine langfristige Rentabilität zu gewährleisten.
- Integration mit anderen Systemen. Eine Verbindung mit Plattformen wie einem ERP-System erleichtert die zusammenhängende Verwaltung von Vorgängen.
- Messung durch KPIs. Bewertung der Bestandsleistung anhand von Schlüsselkennzahlen wie Lagerumschlag, Servicegrad oder Wiederbeschaffungszeit.
Wie lässt sich eine effiziente Bestandsverwaltung umsetzen?
Für eine effiziente Bestandsverwaltung müssen die Unternehmen zunächst ihren logistischen Bedarf analysieren und klare Ziele festlegen. Dazu gehören beispielsweise die Senkung der Lagerbestände, die Nutzung von Lagerflächen oder die Verbesserung der Produktverfügbarkeit für die Kunden. Mit klar definierten Zielen lassen sich Ressourcen und Strategien wirksam konzentrieren.
Im nächsten Schritt werden die Arbeitsabläufe bewertet, um Verbesserungsmöglichkeiten bei der Bestandsoptimierung zu ermitteln. Die Erfassung und Aktualisierung von Bestandsinformationen muss unbedingt überprüft werden, da eine mangelhafte Kontrolle zu Verlusten führen oder die Betriebsfähigkeit beeinträchtigen kann.
Die Unternehmen sollten auch einen Sicherheitsbestand definieren. Dabei handelt es sich um einen Mindestbestand, um bei unvorhergesehenen Ereignissen wie Lieferverzögerungen oder unerwarteten Nachfragesteigerungen Versorgungsengpässe zu vermeiden.
Im Rahmen einer sinnvollen Lagerverwaltung können Unternehmen Inventurmodelle wie das ABC-Modell anwenden, das Artikel nach ihrem Wert und ihrem Umschlag klassifiziert, oder sich auf Tools für maschinelles Lernen verlassen, die die Nachfrage zuverlässiger vorhersagen. So können Unternehmen ihre Anstrengungen auf die Artikel mit den größten finanziellen Wirkungen konzentrieren und eine Über- oder Unterversorgung mit Produkten vermeiden.
Welche Arten der Bestandsverwaltung gibt es und was sind ihre Merkmale?
Mit der Kenntnis der verschiedenen Arten von Beständen kann die Bestandskontrolle an die jeweiligen Unternehmensanforderungen angepasst werden.
Nach Geschäftsjahren
- Eröffnungsinventur. Sie wird zu Beginn des Rechnungszeitraums durchgeführt, bevor neue Käufe oder Verkäufe getätigt werden, um den Lagerbestand zu diesem Zeitpunkt zu erfassen.
- Abschlussinventur. Sie wird am Ende des Geschäftsjahres oder am Jahresende durchgeführt, um die Produkte im Lager nach allen Geschäftsvorgängen genau zu beziffern.
Nach Periodizität
- Jährliche Inventur. Sie wird einmal im Jahr durchgeführt, um zu überprüfen, ob die Buchführung mit den Beständen übereinstimmt.
- Periodische Inventur. Sie wird in festgelegten Zeitabständen über das Jahr verteilt durchgeführt und umfasst eine Gesamtzählung der gelagerten Produkte.
- Zyklusinventur (oder Rotationsinventur). Dabei werden über das Jahr verteilte, häufige Zählungen durchgeführt, wobei bestimmte Artikel je nach ihrem Wert, ihrem Umschlag oder ihrem Verfallsdatum priorisiert werden.
- Ewige Bestandsaufnahme. Sie wird laufend mit jeder Lagerbewegung aktualisiert und bietet eine Echtzeitansicht der Lagerbestände. Diese Methode stützt sich auf digitale Technologien wie Lagerverwaltungssysteme.
Nach Funktion
- Inventur im Transit. Sie erfasst die Produkte und Materialien, die auf dem Weg zum Lager sind oder bereits von den Lieferanten bestellt wurden.
- Sicherheitsinventur. Dabei handelt es sich um Bestände, die für unvorhergesehene Ereignisse wie Lieferverzögerungen oder unerwartete Nachfragesteigerungen reserviert sind.
- Saisonbedingte Inventur. Im Gegensatz zum Sicherheitsbestand, der unvorhergesehene Situationen abdeckt, werden hier Produkte angesammelt, um vorhersehbare Bestellungen zu bestimmten Zeiten des Jahres zu erfüllen.
- Inventur des Abkopplungsbestands. Auf diese Weise können zwei Produktionsprozesse mit unterschiedlichen Rhythmen unabhängig voneinander ablaufen, was einen effizienten Materialfluss gewährleistet.
Nach Produktionsstufe
- Inventur der Rohstoffe. Sie kontrolliert den Bestand an Materialien, die für die Herstellung der Endprodukte verwendet werden.
- Inventur der Werkslieferungen. Sie erfasst Produktionsmaterialien, die schwer genau zu quantifizieren sind, wie z. B. Schrauben oder Farbe.
- Inventur von in der Herstellung befindlichen Produkten. Dazu gehören auch Produkte, die noch produziert werden.
- Inventur von Fertigprodukten. Hier sind die zum Verkauf stehenden Artikel erfasst.
Die Zukunft der Bestandsverwaltung
Die Bestandsverwaltung entwickelt sich mit dem technologischen Fortschritt und neuen Marktanforderungen weiter. Unternehmen implementieren automatische Lösungen zur Optimierung von Abläufen, zur Kostensenkung und zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit.
Angesichts eines zunehmend dynamischen Umfelds ist ein digitalisiertes Inventursystem ein Wettbewerbsvorteil, um die Rentabilität zu erhalten und das Unternehmenswachstum zu unterstützen. Wenn Ihr Unternehmen die Bestandsverwaltung verbessern möchte, kann eine spezialisierte Software wie Easy WMS von Mecalux die betriebliche Effizienz steigern. Wenden Sie sich an uns und wir informieren Sie unverbindlich über die Vorteile der Digitalisierung Ihrer Lieferkette.