Bei der periodischen Inventur werden die Produkte im Lager zu bestimmten Zeiten des Jahres gezählt.

Periodische Inventur: häufigere Zählung des Bestands für mehr Genauigkeit

28 Mai 2021

Die periodische Inventur ist eine der gebräuchlichsten Arten zur Durchführung einer Inventur. Es ist der Prozess, mit dem Unternehmen die Ware in ihrem Lager kontrollieren und der, wie der Name schon sagt, regelmäßig durchgeführt wird (zum Beispiel einmal im Monat, Quartal, Halbjahr oder jährlich).

Die periodische Inventur ist an sich eine physische Inventur, das heißt ein manueller Vorgang, bei dem die Lagerarbeiter durch das Lager gehen und dabei die in den Regalen gelagerten Produkte einzeln zählen müssen. Folglich ist für eine schnelle und fehlerfreie Durchführung eine tadellose Organisation erforderlich.

In diesem Artikel werden die Vor- und Nachteile dieses Vorgangs sowie die Unterschiede zwischen dieser und anderen Formen der Inventur, wie z. B. der permanenten Bestandsaufnahme erläutert.

Was ist die periodische Inventur und was beinhaltet sie

Die periodische Inventur ist eine Bestandskontrolle, die in bestimmten Zeitabständen, in der Regel mehrere Male pro Jahr, manuell durchgeführt wird. Sie umfasst eine Zählung der Lagerpositionen zur Bestimmung der Menge der gelagerten Produkte an einem bestimmten Datum.

Die Ware ist einer der größten Vermögenswerte jedes Unternehmens. Folglich gehört eine strenge Bestandskontrolle und die Durchführung der Inventur zu den Prioritäten eines jeden Unternehmens. Hierdurch sollen einerseits Fehlbestände, die zu Verzögerungen bei der Auslieferung der Bestellungen führen können, und andererseits Überbestände, also die Lagerung von Produkten, die die Nachfrage überschreiten, was Kosten für das Unternehmen verursachen kann, vermieden werden.

Um effizient vorzugehen, muss das Unternehmen, das eine periodische Inventur durchführt, zuvor die genauen Daten festlegen, an denen die Zählung vorgenommen werden soll. Auf diese Weise können die Lagerarbeiter sich so organisieren, dass sie korrekt durchgeführt wird. Idealerweise sollten Zeiten mit geringerer Unternehmensaktivität gewählt werden, um Behinderungen anderer Prozesse zu vermeiden.

El inventario periódico se lleva a cabo repetidamente a lo largo del año
Die periodische Inventur wird im Laufe eines Jahres wiederholt durchgeführt

Vor- und Nachteile der periodischen Inventur

Wie bereits gesagt, ist die periodische Inventur eine physische Bestandsaufnahme, die in bestimmten regelmäßigen Abständen stattfindet.

Einer ihrer Vorteile besteht darin, dass kein automatisches System zur Erfassung der Daten erforderlich ist: die Lagerarbeiter benötigen lediglich Papier und Bleistift, um die Menge der im Lager verfügbaren Artikel zu notieren (in kleinen Lagern wird der Bestand in Excel-Tabellen geführt, obwohl dies keine empfehlenswerte Praktik ist).

Außerdem können die Lagerarbeiter beim Durchlaufen des gesamten Lagers und Zählen der gelagerten Artikel visuell überprüfen, ob sich die Produkte in einem guten Zustand befinden.

Schließlich kann die Anzahl der tatsächlichen Artikel im Lager mit der im theoretischen oder Buchungsbestand (der im Lagerverwaltungsprogramm oder im ERP-System geführt wird) verglichen werden.

Der wichtigste Nachteil einer physischen Inventur ist jedoch, dass, da sie manuell erfolgt, ein hohes Fehlerrisiko besteht. Folglich ist diese Methode am zweckmäßigsten in kleinen Unternehmen, die in ihrem Lager nur wenige Produkte mit niedrigem Stückwert pro Produkt lagern.

Dabei ist zu betonen, dass dieser Prozess Zeit und Ressourcen in Anspruch nimmt. Um den Vorgang auf optimale Weise durchzuführen, müssen der Betrieb des Lagers vollständig oder teilweise angehalten und Arbeitszeit für die Zählung der Produkte an jeder Lagerposition aufgewendet werden.

Außerdem erhalten wir mit der periodischen Inventur lediglich ein wirklichkeitsgetreues Abbild der Situation des Lagers zu bestimmten Zeitpunkten im Jahr und verfügen daher nicht über Informationen in Echtzeit und vermeiden auch keine Abweichungen.

Jährliche Inventur im Vergleich zur periodischen Inventur

Wann wird die Inventur durchgeführt? Obwohl kein bestimmter Zeitpunkt vorgeschrieben ist, zu dem Unternehmen diese durchführen müssen (es hängt von der internen Organisation des jeweiligen Unternehmens ab), ist es ratsam, sie mindestens einmal jährlich durchzuführen. Anderenfalls können große Abweichungen zwischen dem Buchungs- und dem physischen Bestand sowie auch wiederholte Fehlbestände entstehen.

Die jährliche Inventur ist, wie der Name schon sagt, eine Zählung, die nur einmal im Jahr vorgenommen wird. Der Ablauf an sich ist derselbe wie der, den wir bereits erläutert haben: die Lagerarbeiter durchlaufen das Lager und zählen die Produkte im Bestand.

Der Vorteil der periodischen Inventur gegenüber der jährlichen besteht darin, dass die Informationen aktueller sind (bei größerer Regelmäßigkeit und größerer Genauigkeit). Allerdings, wie bereits gesagt, handelt es sich um einen Vorgang, der viel Zeit und Ressourcen verbraucht (vor allem, wenn sich diese Aufgabe mehrere Male im Jahr wiederholt).

Aus diesem Grund entscheiden sich manche Unternehmen dafür, eine periodische Inventur statt einer jährlichen Inventur durchzuführen, wenn sie im Laufe der Zeit Bestandsprobleme feststellen, wodurch die Unzulänglichkeit einer einzigen Zählung pro Jahr offensichtlich wird.

Zyklische Inventur im Vergleich zur periodischen Inventur

Die zyklische Inventur besteht in der regelmäßigen Zählung von Gruppen einzelner Artikelarten statt einer Zählung des gesamten Lagerbestands auf einmal.

Wenn eine zyklische Inventur durchgeführt wird, muss zuvor organisiert werden, wie die Artikel gezählt werden sollen. Zum Beispiel werden Produkte mit einer größeren Rotation oder mit einem höheren Wert häufiger gezählt. Sie kann auch nach Bereichen, nach Produktarten usw. organisiert werden.

Jeden Tag oder alle paar Tage wird dieser Aufgabe eine begrenzte Zeit gewidmet. Auf diese Weise wird vermieden, dass die gesamte Aktivität des Unternehmens angehalten werden muss, wie es bei der periodischen oder jährlichen Inventur der Fall ist. Ebenso wird der Bestand der Produkte mit einem höheren Wert oder mit höheren Warenausgängen auf aktuellerem Stand gehalten.

Eine zyklische Inventur kann geeigneter als einen periodische Inventur erscheinen, da ihre Auswirkung auf die Aktivität des Unternehmens geringer ist und die wichtigen Artikelarten auf aktuellerem Stand gehalten werden können. Allerdings kann die entsprechende Planung in Lagern, die eine relativ kleine Produktvielfalt verwalten, unnötig komplex sein. Außerdem erhält man anders als bei einer periodischen Inventur niemals ein vollständiges Bild der Situation des gesamten Lagers zu einem bestimmten Zeitpunkt.

Permanente Bestandsaufnahme im Vergleich zur periodischen Inventur

Für Unternehmen mit vielen Produkten ist die Durchführung einer periodischen Inventur nicht ausreichend. Stattdessen sollten sie eine permanente Bestandsaufnahme umsetzen, um den Zustand der Artikel ihres Lagers jederzeit zu kennen.

Die permanente Bestandsaufnahme besteht in einem Register in Echtzeit der im Lager stattfindenden Bewegungen (Wareneingänge, Lagerung, Auftragszusammenstellung, Versand usw.).

Wie kann das erreicht werden? Mithilfe eines Lagerverwaltungsprogramms wie Easy WMS von Mecalux. Diese Software kontrolliert und koordiniert alle Vorgänge, die in der Einrichtung stattfinden. Um dies zu erreichen, identifiziert sie die Artikel von ihrem Eintreffen im Lager (mit Barcodescannern oder mithilfe von RFID-Etiketten) und weist ihnen auf der Grundlage verschiedener Parameter eine Lagerposition zu. Anschließend sendet sie Anweisungen an die Lagerarbeiter, was sie mit den einzelnen Produkten jeweils tun müssen.

Un software de gestión hace un inventario permanente del almacén
Eine Lagerverwaltungssoftware realisiert eine permanente Bestandsaufnahme des Lagers

 

Von der periodischen Inventur zur permanenten Bestandsaufnahme

Eine periodische Inventur ist eine Möglichkeit zur Kontrolle der gelagerten Ware zu einem bestimmten Zeitpunkt. Wie wir gesehen haben, ist dies ein Vorgang, der für manche Unternehmen (vor allem solche mit nur wenigen gelagerten Artikelarten) sehr nützlich sein kann. Andere Unternehmen dagegen müssen immer über den Zustand ihres Lagers informiert sein, damit sie Entscheidungen zur Verbesserung treffen und die Kunden ohne Verzögerungen beliefern können.

In diesem Fall ist die Verwendung einer Lagerverwaltungssoftware zu empfehlen. Einerseits zur Durchführung einer strengen Kontrolle der Ware und andererseits, wenn eine physische Inventur gewünscht wird, zur Optimierung dieses Vorgangs.

Die Installation einer LVS wie Easy WMS ist einfacher als es scheint. Und vor allem  ist dieses Programm so intuitiv, dass es die Arbeit der Lagerarbeiter erleichtert. Folglich kann das Unternehmen sein Lager schon kurze Zeit nach der Implementierung und mit vollständiger Genauigkeit kontrollieren. Setzen Sie sich mit uns in Verbindung, damit wir Ihnen erläutern können, wie Easy WMS Sie bei einer effizienten Bestandsaufnahme unterstützen und ihr Geschäft stärken kann.