Bestandspräzision: Definition, warum sie wichtig ist und wie man sie verbessern kann

Die Bestandspräzision ist eine der Säulen einer effizienten Logistikverwaltung. Durch umfassende Kenntnis der verfügbaren Produkte, ihres Standorts und ihrer Mengen lassen sich zuverlässige operative Entscheidungen treffen und die Kontinuität des Betriebs gewährleisten.

Eine geringe Bestandspräzision kann zu Fehlbeständen, Verzögerungen bei der Auftragsabwicklung, Fehlern bei der Kommissionierung oder unnötigen Einkäufen führen. Dagegen trägt eine zuverlässige Bestandserfassung zur Verbesserung der Verfügbarkeit, zur Verringerung von Betriebsfehlern und zur Steigerung der Lagereffizienz bei.

In diesem Artikel untersuchen wir, was unter Bestandspräzision zu verstehen ist, warum sie für die Lagerverwaltung so wichtig ist und welche Maßnahmen zur Aufrechterhaltung eines angemessenen Niveaus beitragen.

Was ist die Bestandspräzision?

Die Bestandspräzision vergleicht den Grad der Übereinstimmung zwischen dem Sollbestand und dem im Lager tatsächlich vorhandenen Bestand. Es wird also gemessen, inwieweit die Aufzeichnungen des Lagerverwaltungssystems den tatsächlichen Betriebsablauf getreu widerspiegeln, sowohl hinsichtlich der Mengen als auch der Stellplätze der Produkte.

Bei hoher Präzision können sich die Logistikverantwortlichen auf die verfügbaren Informationen verlassen, um Nachschub zu planen, Aufträge zusammenzustellen oder bestimmte Bereiche neu zu organisieren. Wenn die Daten hingegen häufig von der tatsächlichen Bestandsaufnahme abweichen, steigt das Risiko von Betriebsfehlern und falschen Entscheidungen.

Die Bedeutung der Bestandspräzision

Ein hohes Maß an Bestandspräzision ist für das reibungslose Funktionieren der Lieferkette von entscheidender Bedeutung. Wenn die Lagerdaten zuverlässig sind, können Unternehmen ihre Abläufe besser koordinieren und logistische Probleme vermeiden. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören folgende:

• Verbesserung des Servicegrads. Durch genaue Informationen lässt sich die tatsächliche Verfügbarkeit der Produkte bestätigen und Stornierungen oder Verzögerungen bei Aufträgen vermeiden.
• Optimierung der Lagerprozesse. Die Lagermitarbeiter können die Produkte schneller finden sowie die Kommissionierzeiten verkürzen.
• Bessere Beschaffungsplanung. Anhand zuverlässiger Daten können die Verantwortlichen den Einkauf an die tatsächliche Nachfrage anpassen und so sowohl Fehlbestände als auch Überbestände vermeiden.
• Verringerung der Betriebskosten. Durch die Vereinfachung der Beschaffungsplanung und die Verringerung von Fehlbeständen trägt eine genaue Bestandspräzision zu einer optimierten Lagerverwaltung und zur Senkung der Betriebskosten bei und vermeidet zudem unnötige Warenbewegungen und -überprüfungen.
• Mehr Transparenz in der Lieferkette. Eine genaue Bestandpräzision liefert zuverlässige Informationen über den verfügbaren Bestand, was die Planung, die abteilungsübergreifende Koordination und die effiziente Abwicklung der Betriebsabläufe erleichtert.

Welche KPIs werden zur Bestimmung der Bestandspräzision herangezogen?

In der Logistik wird die Bestandspräzision in der Regel anhand verschiedener Leistungskennzahlen (KPI) gemessen. Einer der am häufigsten verwendeten Kennzahlen ist die IRA (Bestandspräzision), die den Prozentsatz der Übereinstimmung zwischen dem im Lagerverwaltungssystem erfassten Bestand und dem physischen Bestand berechnet. Die Formel für die IRA wird üblicherweise wie folgt ausgedrückt:

IRA (%) = (Korrekte Einheiten/Gesamtzahl der geprüften Einheiten) x 100

Neben der IRA können auch andere KPIs für die Bestandsverwaltung, als indirekter Anhaltspunkt für die Bewertung der Präzision dienen:

• Bestandsrückgang. Ermittelt die Differenz zwischen dem verbuchten Lagerbestand und dem tatsächlichen Bestand aufgrund von Verlusten, Beschädigungen oder Verwaltungsfehlern. Ein hoher Wert kann auf Probleme bei der Kontrolle der Artikel hindeuten.
• Rate der Bestandsanpassungen. Sie gibt an, wie oft Anpassungen im System vorgenommen werden müssen, damit der Buchbestand mit dem tatsächlichen Lagerbestand übereinstimmt.
• Fehlbestandsquote. Eine hohe Anzahl unerwarteter fehlender Artikel kann auf Abweichungen zwischen dem verbuchten Bestand und dem verfügbaren Bestand hinweisen.
• Fehlerfreie Kommissionierung. Häufige Fehler bei der Kommissionierung können auf falsche Angaben zu Stellplätzen oder Mengen im System zurückzuführen sein.
• LRA. Die Fehlerquote beim Wareneingang (LRA) misst die beim Warenempfang festgestellten Abweichungen aufgrund von Differenzen in Bezug auf Menge, Artikel oder Zustand der erhaltenen Produkte. 

Durch die kombinierte Überwachung dieser Kennzahlen lassen sich Abweichungen in den Aufzeichnungen erkennen und beurteilen, inwieweit der Lagerbestand tatsächlich unter Kontrolle ist.

Was gilt als normal in Bezug auf die Bestandspräzision?

Das Ziel jedes Lagers ist eine Bestandspräzision von nahezu 100 %. In der Praxis kann es jedoch aufgrund menschlicher Fehler, Beschädigungen der Ware, nicht erfasster Bewegungen oder betrieblicher Zwischenfälle zu geringfügigen Abweichungen kommen.

Aus diesem Grund arbeiten Unternehmen häufig anhand von Referenzbereichen, um die Zuverlässigkeit der Lagerbestandsdaten zu bewerten.

• Über 98–99 %: Spitzenniveau. Eine Präzision von über 98 % wird in der Regel als sehr hoch angesehen. Dies ist in hochautomatisierten Lagern oder in Lagern mit Lagerverwaltungssystemen (LVS) üblich. In solchen Umgebungen tragen die Digitalisierung der Prozesse und die automatische Erfassung von Vorgängen zur Minimierung von Fehlern und zur Gewährleistung zuverlässiger Daten bei.
• Zwischen 95 und 98 %: angemessenes Niveau. Viele Logistikunternehmen arbeiten in diesem Bereich. Zwar können geringfügige Abweichungen zwischen dem physischen Bestand und dem im System erfassten Bestand bestehen, doch sind deren Auswirkungen auf den Betriebsablauf in der Regel begrenzt.
• Unter 95 %: betriebliches Risiko. Wenn die Präzision unter diesen Schwellenwert fällt, ist die Wahrscheinlichkeit von Problemen wie Fehlbeständen oder Fehlern bei Aufträgen sowie häufigen Anpassungen in den Aufzeichnungen höher.

Wie lässt sich die Bestandspräzision verbessern?

Die Verbesserung der Bestandspräzision hängt nicht allein von der Technologie ab. Zwar spielen Verwaltungssysteme eine wichtige Rolle, doch auch die betrieblichen Abläufe im Lager und die Kontrollverfahren haben Einfluss. Zu den gebräuchlichsten Strategien gehören folgende:

• Einführen von Stichprobeninventuren. Durch regelmäßige Bestandsaufnahmen an bestimmten Stellplätzen oder für bestimmte Produkte lassen sich Unstimmigkeiten erkennen, bevor sie zu größeren Problemen werden.
• Standardisierung der Betriebsabläufe. Durch die Festlegung klarer Abläufe für Wareneingang, Lagerung, Kommissionierung und Versand lassen sich Fehler bei der Erfassung von Warenbewegungen vermeiden.
• Schulung des Lagerpersonals. Eine optimale Schulung der Mitarbeiter ist unerlässlich für die Vermeidung von Fehlern bei der Warenerfassung oder der Handhabung von Produkten.
• Einsatz von Identifikationstechnologien. Dank Technologien wie Barcodes oder RFID sowie entsprechenden Lesegeräten lassen sich alle Bewegungen genau erfassen.
• Einführung eines LVS. Ein speziellesLagerverwaltungssystem (LVS) verwaltet die Stellplätze, erfasst die Warenbewegungen und hält den Lagerbestand in Echtzeit auf dem neuesten Stand.

Die Kombination aus Technologie, klar definierten Prozessen und operativer Disziplin ist von entscheidender Bedeutung für ein hohes Maß an Präzision.

Praxisbeispiel: Optimierung der Bestandspräzision

Ein Beispiel dafür, wie die Digitalisierung Fehler bei der Bestandsverwaltung beseitigt, ist das auf Schuhe und Accessoires spezialisierte argentinische Unternehmen Sarkany.

Nach der Einführung von Easy WMS, dem Lagerverwaltungssystem von Mecalux, in seinem Logistikzentrum in Buenos Aires konnte das Unternehmen verschiedene Bereiche seines Betriebs optimieren – insbesondere die Bestandsverwaltung. Infolgedessen sank die Fehlerquote im Lagerbestand auf 1,5 %, was die Zuverlässigkeit der Bestandsdaten und die Effizienz der Logistikabläufe steigerte. Die Verbesserung der Bestandsverwaltung trägt letztlich zur Aufrechterhaltung einer hohen Präzision im Lager bei.

Bestandspräzision als Grundlage einer effizienten Logistik

Die Bestandspräzision wirkt sich unmittelbar auf die Effizienz und Zuverlässigkeit der Logistikabläufe aus. Wenn die Lagerdaten die Realität wiederspiegeln, können Unternehmen ihre Aktivitäten besser planen und einen optimalen Kundenservice bieten. Zur Aufrechterhaltung eines hohen Maßes an Präzision müssen bewährte Betriebsabläufe, eine kontinuierliche Kontrolle der Sollbestände und geeignete technologische Hilfsmittel miteinander kombiniert werden, um die Warenbewegungen zuverlässiger zu erfassen.