Die Einkaufssoftware und ihre Kombination mit einer LVS

Zahlreiche Unternehmen sahen die Notwendigkeit einer genaueren Bestandskontrolle. Aus diesem Grund haben sie sich für digitale Lösungen zur Verwaltung ihrer logistischen Prozesse entschieden. Eine Einkaufssoftware ist ein spezielles Verwaltungsprogramm zur Automatisierung des Produktbeschaffungszyklus, vom Zeitpunkt der Auftragserteilung bis zur Zahlung an den Lieferanten.

Damit der Einkauf von Rohstoffen oder Fertigprodukten mit den Arbeitsabläufen im Lager koordiniert werden kann, werden die Funktionen eines Einkaufsprogramms häufig durch eine Lagerverwaltungssoftware (LVS) ergänzt.

Was ist eine Einkaufssoftware?

Eine Einkaufssoftware ist ein Programm, das die Beschaffung von Waren sowie die Auswahl und Verwaltung von Lieferanten plant. Diese Software koordiniert den gesamten Einkaufszyklus mit einem einzigen Tool, organisiert alle Prozesse und unterstützt die Kostenkontrolle bei diesem Vorgang. Das Programm automatisiert außerdem die Erstellung, die Verarbeitung und den Druck der erforderlichen Dokumente, wie z. B. Lieferscheine und Rechnungen, sowie anderer Dokumente. 

Die Anwendung bietet Funktionen für mehrere Abteilungen, da sie die Aufträge für Materialien und Produkte aus unterschiedlichen Bereichen des Unternehmens in einem Bereich zusammenfasst. Die integrierte Einkaufsverwaltung vermeidet Fehler und koordiniert gleichzeitig die Organisation von Aufträgen und die Nachverfolgung von Wareneingängen.

Mit einer modernen Einkaufssoftware können auch Bereichsleiter - Einkauf, Logistik oder Produktion - den Beschaffungsprozess überwachen, indem sie die Ausgaben in Echtzeit verfolgen und analysieren. Bei der Implementierung einer Einkaufssoftware profitiert vor allem die Produktbedarfsplanung: Die Software kann mit anderen Logistikanwendungen synchronisiert werden, um den Lagerbedarf zu planen.

Eine Einkaufssoftware kann bei der Bestandsverwaltung im Lager jedoch ineffizient sein, da sie zwar den Einkauf von Produkten überwacht, aber nicht den Wareneingang und die Einlagerung kontrolliert. Zur Lösung dieses Problems empfiehlt es sich, diese Software mit einer Lagerverwaltungssoftware zu ergänzen, die den Betrieb in Echtzeit kontrolliert.

Kann eine Lagerverwaltungssoftware den Einkaufsprozess verbessern?

Eine Lagerverwaltungssoftware ist ein auf die umfassende Organisation aller im Lager stattfindenden Vorgänge spezialisiertes Logistikprogramm, vom Wareneingang bis zur Vorbereitung und zum Versand der Produkte.

Ein Verwaltungsprogramm für logistische Abläufe, wie z. B. eine Lagersoftware, kann die Aufgaben der Einkaufssoftware ergänzen und die Effizienz des Warenbeschaffungsprozesses steigern. Die Digitalisierung der Logistik eines Unternehmens mittels einer Lagerverwaltungssoftware gewährleistet eine Bestandskontrolle in Echtzeit. Der Einkaufsleiter hat einen vollständigen Überblick über Menge und Zustand der in der Anlage gelagerten Produkte, wodurch Fehlbestände oder, im Gegensatz dazu, eine Überbevorratung verhindert werden. Beides kann die Leistung des Lagers beeinträchtigen und zu Kostenüberschreitungen oder Backorders (ausstehende Aufträge) führen.

Das Lagerverwaltungsprogramm automatisiert Vorgänge wie z. B. den Erhalt von Lagerbeständen und die Platzierung von Inventar: Der Logistikleiter legt Strategien fest, auf deren Grundlage die Software den Lagerarbeitern mithilfe von Handscannern Anweisungen gibt. Dies minimiert das Fehlerrisiko der logistischen Vorgänge .

Einkaufssoftware: Effizienz im Lagerbestand

Durch die Kombination einer Einkaufssoftware mit einer LVS kann der Logistikleiter jederzeit eine vollständige Rückverfolgbarkeit der Produkte gewährleisten. Die Software überwacht die Leistung der Abläufe im Lager und senkt so mittel- und langfristig die Logistikkosten. Sobald die Waren in der Anlage eintreffen, übernimmt die Lagerverwaltungssoftware eine zentrale Rolle bei der Automatisierung des Wareneingangs. Dies gilt sowohl für manuelle Lager, in denen die Lagerarbeiter mit Handscannern arbeiten, die mit der Software verbunden sind, als auch für automatisierte Anlagen, in denen die Software alle automatisierten Geräte koordiniert.

Durch die Zusammenführung der Informationen zwischen den beiden Softwarepaketen kann das Lagerverwaltungsprogramm die eingehenden Waren prüfen und validieren. In integrierten Lieferketten erhält das Programm nach der Bestätigung der Bestellung in der Regel eine Advanced Shipping Notice (ASN), d. h. ein elektronisches Dokument mit den relevanten Informationen wie Versanddatum, Ladeeinheit oder Lieferbedingungen.

Die Bestandskontrolle ist für den Beschaffungsprozess entscheidend, da sie unnötige Käufe verhindert und Kostenüberschreitungen aufgrund von Überbeständen ausschließt. Dabei spielt die Lagersoftware eine zentrale Rolle: Sie weist jedem Produkt gemäß Unternehmensvorgaben einen optimalen Stellplatz zu. „Das System steuert und optimiert auch die Umlagerung der Bestände anhand von Echtzeitinformationen über den Auslastungsstatus der Behälter. Eine LVS überwacht den Status der Produkte im Lager und den Bestand der physischen Infrastruktur, die Nachverfolgungssysteme und die Kommunikation zwischen den Arbeitsstationen“, schreibt der IKT-Beschaffungsspezialist Bernardo Nicoletti in seinem Buch Agile Procurement volume II: designing and implementing a digital transformation.

Einkaufssoftware und die Digitalisierung des Lagers

Eine Einkaufssoftware ist ein nützliches Hilfsmittel, um die gesamte Beschaffung eines Unternehmens in ein einziges Programm zu integrieren. Damit die Einkäufe effizient verwaltet werden können, wird die Einkaufssoftware in der Regel mit einem Lagerverwaltungsprogramm synchronisiert, das den Wareneingang automatisiert, den Lagerungsprozess organisiert und den Bestand in Echtzeit kontrolliert.

Die gemeinsame Implementierung einer Einkaufssoftware und einer Lagersoftware sorgt für einen effizienten und auf die logistischen Bedürfnisse des Unternehmens abgestimmten Einkauf. So werden Kostenüberschreitungen aufgrund von Überbeständen vermieden und das Lager und die Produktionsstätten rechtzeitig beliefert.

Easy WMS von Mecalux ist ein modernes Lagerverwaltungsprogramm, das eine vollständige Rückverfolgbarkeit der Produkte gewährleistet. Die Software verfügt über Schnittstellen zu den verschiedenen Programmen in der Lieferkette (z. B. Einkaufssoftware) und sorgt so für eine effiziente Lagerhaltung, Kommissionierung und Versendung. Wenn Sie mehr über Easy WMS erfahren möchten, wenden Sie sich bitte an uns. Ein fachkundiger Berater wird Ihnen die beste digitale Lösung für Ihre Logistik vorschlagen.