Auftragsverfolgung: Wie lässt sie sich in der Logistik effektiv umsetzen?

Die Auftragsverfolgung ist in der heutigen Logistik zu einer grundlegenden Priorität geworden, da Kunden jederzeit den genauen Standort ihrer Einkäufe und deren Status wissen möchten. In einem zunehmend wettbewerbsorientierten Umfeld, in dem Schnelligkeit, Transparenz der Informationen und die strikte Einhaltung von Lieferterminen entscheidende Faktoren sind, erweist sich ein effizientes Auftragsverfolgungssystem als unverzichtbar. Dadurch wird nicht nur das Kundenerlebnis verbessert, sondern auch die Betriebsführung optimiert, sodass mögliche Zwischenfälle vorab gelöst werden können.

In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie ein automatisches Rückverfolgungssystem in Ihrem Lager einführen können und welche Technologien Ihnen bei der einfachen und effizienten Optimierung dieses Prozesses helfen können.

Was ist die Rückverfolgung in der Logistik?

In der Logistik ist die Auftragsverfolgung der Prozess der Echtzeit-Verfolgung des Standorts und des Status der einzelnen Pakete – von der Kommissionierung im Lager bis zur letzten Meile, d. h. bis zur Lieferung an den Kunden. Durch mehrfaches Scannen der Paket-ID wird jeder einzelne Schritt aufgezeichnet: Bewegungen, Transportzeiten, Statusänderungen und mögliche Zwischenfälle.

Dank dieser Logistikverfolgung kann der Kunde nicht nur eine Sendung suchen, ihren Standort ermitteln oder einen Auftrag in jeder Phase verfolgen, die Unternehmen können auch Transportwege optimieren, Verzögerungen vorhersehen und die Kontrolle über ihre SLA (Service Level Agreement) behalten. In Umgebungen mit hohem Umschlag und großen Auftragsmengen ist ein Sendungsverfolgungssystem unerlässlich, um einen wettbewerbsfähigen Service sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene zu gewährleisten.

Vorteile der Einführung eines Systems zur Auftragsverfolgung

Ein System zur Auftragsverfolgung bietet direkte Vorteile für die Logistikabwicklung und den Kundenservice. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören folgende:

• Transparenz in Echtzeit. Logistikmanager erhalten aktuelle Informationen über den Standort und den Status der einzelnen Aufträge, was die Entscheidungsfindung und die tägliche Lagerverwaltung erleichtert.
• Optimales Kundenerlebnis. Der Verbraucher kann ganz einfach auf eine Tracking-Plattform zugreifen, die Sendungsnummer oder den Tracking-Code abrufen und seinen Auftrag verfolgen, ohne sich an das Unternehmen wenden zu müssen. Das gibt Sicherheit und stärkt das Vertrauen in den Service.
• Verringerung von Fehlern und Reklamationen. Durch die Automatisierung der Rückverfolgung wird der manuelle Verwaltungsaufwand reduziert, Fehler werden minimiert und die Erkennung und Behebung von Problemen vereinfacht.
• Optimierung der Logistikprozesse. Das Echtzeit-Verfolgungssystem liefert wertvolle Daten für die Leistungsanalyse, die Identifizierung von Engpässen und die Beschleunigung von Lieferungen – wichtige Voraussetzungen für die Einhaltung von Service Level Agreements.
• Kontrolle über die letzte Meile. Durch die Einbindung der Sendungsverfolgung in die Transportagenturen wird eine umfassende Kontrolle über die wichtigste Phase der Lieferung ermöglicht, wodurch Verzögerungen vermieden werden können.

Schlüsseltechnologien für die Auftragsverfolgung in Echtzeit

Für die Einführung eines effektiven Rückverfolgungssystems müssen verschiedene Technologien einbezogen werden, die das Lager mit dem Transport und dem Kunden verbinden:

• Funkterminals (RFID oder Scanner) und Smartphones. Barcode-Lesegeräte lesen und registrieren in Echtzeit die Bewegung der einzelnen Pakete und ordnen jedem Vorgang eine ID oder einen Tracking-Code zu. Einige Unternehmen setzen außerdem GPS-Ortungssysteme ein, um den genauen Standort der Sendungen während des Transports zu ermitteln.
• Lagerverwaltungssysteme (LVS). Diese Systeme zentralisieren Informationen zu Lagerbeständen, Bestellungen und Lieferungen und stellen sozusagen das Gehirn dar, das das Lager mit der Außenwelt und den Tracking-Plattformen verbindet. So bietet beispielsweise das Lagerverwaltungssystem Easy WMS das Modul Multi-Carrier-Versandsoftware, das die Integration mit mehreren Transportunternehmen erleichtert. Darüber hinaus automatisiert es die Erstellung von Etiketten, die Zuweisung von Sendungsverfolgungsnummern und die Aktualisierung des Status der einzelnen Sendungen auf verschiedenen Plattformen.
• TMS (Transportation Management System). TMS-Systeme sind Transportmanagement-Tools zur Organisation und Optimierung von Sendungen. Sie sorgen für eine bidirektionale Kommunikation zwischen dem Unternehmen und den Transportunternehmen – ein entscheidender Faktor für die Aktualisierung der Sendungsverfolgung in Echtzeit.
• Tracking-Plattformen. Die Kunden können ihre Aufträge verfolgen, Sendungen suchen, die Sendungsnummer abfragen oder jederzeit den Standort ihres Pakets überprüfen.
• ERP (Enterprise Resource Planning). Das ERP-System ist das zentrale System, das alle Geschäftsabläufe vereint, darunter Vertrieb, Einkauf, Lagerung und Transport. Durch die Integration mit dem LVS und dem TMS ist eine lückenlose Rückverfolgbarkeit des Auftrags von der Erstellung bis zur Lieferung an den Kunden gewährleistet.

Schritt-für-Schritt-Beispiel für die Implementierung eines Systems zur Auftragsverfolgung

Die Implementierung eines Auftragsverfolgungssystems umfasst nicht nur die Installation einer Software, sondern auch die Integration von Prozessen, Technologien und Geräten für eine flexiblere und besser nachvollziehbare Logistik. Ein anschauliches Beispiel hierfür sind die Unternehmen Wallbox und Stand-Privé.com, die gemeinsam mit Mecalux ein Tracking-System eingeführt haben:

Schritt 1. Bedarfs- und Zielanalyse

Jedes Projekt beginnt mit einer detaillierten Analyse. Wallbox ist ein führender Hersteller von Ladegeräten für Elektrofahrzeuge. Das Unternehmen musste ein wachsendes Volumen an internationalen Bestellungen bewältigen und jede Sendung in Echtzeit verfolgen. Stand-Privé.com wiederum ist ein großes französisches E-Commerce-Unternehmen, das sich auf Mode spezialisiert hat. Es benötigte Flexibilität bei der Vorbereitung Tausender von Aufträgen pro Tag und vollständige Rückverfolgbarkeit, um das Einkaufserlebnis zu verbessern.

Schritt 2. Integration eines LVS

Beide Unternehmen entschieden sich für Easy WMS von Mecalux in Verbindung mit dem Modul Multi-Carrier-Versandsoftware. Dieses Modul stellt eine Verbindung zu den Transportunternehmen her und automatisiert die Verwaltung von Etiketten, Versanddokumenten und Datenübermittlung. Dieser Schritt umfasste:

• Konfiguration der Software zur Anpassung an die gängigsten Transportunternehmen (u. a. DHL, UPS, GLS).
• Integration von Easy WMS mit dem ERP und den E-Commerce-Plattformen im Fall von Stand-Privé.com.
• Anpassen von Versandregeln und automatischer Zuweisung von Transportunternehmen nach Zielort, Kosten oder Lieferzeiten.

Schritt 3. Anwenderschulungen und Tests

Der Erfolg einer Implementierung hängt von den Menschen ab. Sowohl Wallbox als auch Stand-Privé.com schulten ihre Mitarbeiter und Logistikverantwortlichen, damit sie sich mit dem System vertraut machen konnten. Es wurden Tests zum Drucken von Etiketten, zur Datenvalidierung und zur Simulation von Versandprozessen durchgeführt, um eine fehlerfreie Inbetriebnahme zu gewährleisten.

Schritt 4. Inbetriebnahme und täglicher Betrieb

Nach der Schulung folgte die Inbetriebnahme. Bei Wallbox ermöglichte das System die Echtzeit-Verfolgung des Status der einzelnen Aufträge, von der Vorbereitung bis zur Auslieferung an den Kunden. Dies war für die internationalen Sendungen von entscheidender Bedeutung. Stand-Privé.com hingegen konnte die Versandzeiten verkürzen und seinen Käufern spezifische Informationen zur Sendungsverfolgung ihrer Pakete bieten. Dies gelang selbst während Spitzenzeiten wie Schlussverkäufen oder dem Black Friday.

Schritt 5. Kontinuierliche Optimierung

Beide Unternehmen begannen mit dem laufenden System, Daten zu analysieren, um Prozesse zu optimieren. Wallbox nutzt die Informationen aus Easy WMS und dem Modul Multi-Carrier-Versandsoftware zur optimalen Planung seiner internationalen Sendungen und zur Optimierung der Logistikkosten. Stand-Privé.com nutzt die Rückverfolgbarkeit, um Vorfälle proaktiv zu bearbeiten und die Kundenbindung zu stärken.

Auftragsverfolgung: strategische Grundlage für eine konkurrenzfähige Logistik

Die Auftragsverfolgung stellt nicht mehr nur einen Mehrwert dar, sondern eine entscheidende Funktion in der modernen Logistik. Durch die Einführung eines automatischen Systems wird eine Rückverfolgbarkeit in Echtzeit gewährleistet, die Kosten werden gesenkt und das Kundenerlebnis verbessert. Außerdem wird die Einhaltung anspruchsvoller Service Level Agreements erleichtert. Für die Unternehmen wird die Logistik damit zu einem strategischen Bereich, der Wert und Wettbewerbsfähigkeit schafft.