Rückverfolgbarkeit: Was das ist und wie sie sich erfolgreich umsetzen lässt

Die Rückverfolgbarkeit gewährleistet Transparenz, Sicherheit und Effizienz bei Vorgängen in zahlreichen Branchen. Wenn man den Weg eines Produkts von seinem Ursprung bis zu seinem endgültigen Bestimmungsort kennt, kann man fundierte Entscheidungen treffen und schnell auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren. Immer mehr Verbraucher wollen wissen, woher die Produkte stammen, die sie kaufen, und welchen Prozessen sie unterzogen wurden, bevor sie in ihre Hände gelangen.

In diesem Artikel erklären wir, was Rückverfolgbarkeit ist, warum sie so wichtig ist, welche verschiedenen Arten es gibt, wie man einen effizienten Plan zu ihrer Umsetzung erstellt, welche Systeme sie überhaupt erst möglich machen. Außerdem zeigen wir einige konkrete Beispiele.

Was bedeutet „Rückverfolgbarkeit“?

Unter Rückverfolgbarkeit versteht man den Prozess der Verfolgung eines Artikels über alle Stufen der Lieferkette hinweg, vom Eingang der für seine Herstellung verwendeten Rohstoffe bis zur Auslieferung an den Endkunden. Diese Rückverfolgung umfasst die Erfassung jedes einzelnen Zwischenschritts – einschließlich Produktion, Verarbeitung, Lagerung, Verkauf und Vertrieb.

Wenn wir von der Rückverfolgbarkeit eines Produkts sprechen, meinen wir damit die Möglichkeit, relevante Informationen zu jedem Artikel zu sammeln und zu speichern. So kann jederzeit dessen gesamte Historie nachvollzogen werden. Diese Rückverfolgbarkeit kann verschiedene Gesichtspunkte umfassen: Die Herkunft der Materialien und Komponenten, die Prozesse, denen sie unterzogen wurden, und den Vertrieb oder Standort der Ware nach der Lieferung.

Die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln bedeutet beispielsweise, dass die Herkunft und Qualität der Zutaten bekannt sind und jeder Schritt, den sie durchlaufen, aufgezeichnet wird. In Branchen wie der Elektronik- oder Automobilindustrie wird die Verwendung von Teilen und Komponenten, die eingesetzten Maschinen und sogar das Personal, das am Prozess beteiligt war, kontrolliert.

Warum ist die Rückverfolgbarkeit wichtig?

Durch die Kontrolle der Rückverfolgbarkeit lassen sich Herkunft, Historie und Vertrieb der Artikel nachvollziehen, was für das reibungslose Funktionieren der Lieferkette unerlässlich ist. Zu den wichtigsten Vorteilen gehören folgende:

• Einhaltung von Vorschriften. In vielen Branchen gibt es Vorschriften, die die Rückverfolgbarkeit von Produkten vorschreiben und damit den Verbraucher schützen, die Qualitätskontrolle sicherstellen und Risiken minimieren sollen.
• Produktsicherheit. Durch die Identifizierung von Chargen, die von Verunreinigungen, Herstellungsfehlern oder Beschädigungen betroffen sind, können selektive statt massenhafte Rückrufe durchgeführt werden. Dadurch lassen sich die mit Vorfällen verbundenen Kosten reduzieren.
• Kundenvertrauen. Verbraucher legen Wert darauf, die Herkunft der von ihnen gekauften Produkte zu kennen, zu wissen, wie diese hergestellt wurden und ob sie ethischen oder ökologischen Standards entsprechen.
• Betriebliche Effizienz. Durch die Rückverfolgbarkeit wird die Qualitätskontrolle erleichtert und die durch Fehler verursachten Kosten werden reduziert.
• Strategische Unterstützung. Das Aufzeichnen detaillierter Informationen in den einzelnen Phasen liefert wertvolle Daten für die Analyse von Trends, die Optimierung von Prozessen und fundiertere Entscheidungen.

Arten der Rückverfolgbarkeit

Die Lieferkette von Unternehmen umfasst zahlreiche Vorgänge wie Wareneingang, Kommissionierung oder Versand. Je nach Phase, in der sich die Artikel befinden, und der Richtung, in der die Informationen zurückverfolgt werden müssen, lassen sich vier Arten der Rückverfolgbarkeit unterscheiden:

• Aufsteigend (Rückverfolgbarkeit nach oben). Damit ist alles gemeint, was mit der Herkunft des Produkts zu tun hat. Dazu gehören die Identifizierung der verwendeten Rohstoffe, der Lieferanten, die diese geliefert haben, und der angewandten ersten Produktionsprozesse.
• Absteigend (Rückverfolgbarkeit nach unten). Dazu gehört der gesamte Weg des Produkts vom Verlassen des Werks oder Lagers bis zum Endkunden, einschließlich Aspekten wie Transport, Versandbedingungen und Lieferfristen.
• Interne Rückverfolgbarkeit. Der Schwerpunkt liegt auf den Bewegungen und Veränderungen, die ein Produkt innerhalb des Unternehmens durchläuft – von der Lagerung und Handhabung bis hin zum Mischen oder Zusammenbau von Komponenten. Hier werden die Mengen, Zeiten und Ergebnisse der einzelnen Phasen kontrolliert. Sie steht im Zusammenhang mit der Rückverfolgbarkeit nach oben und unten, wobei in diesem Fall das Klassifizierungskriterium das Geschehen innerhalb der Organisation ist.
• Externe Rückverfolgbarkeit. Damit ist die Nachverfolgung des Produkts gemeint, nachdem es das Unternehmen verlassen hat, einschließlich des gesamten Vertriebs und der endgültigen Lieferung an den Verbraucher oder Kunden. Sie ist ebenfalls mit der Rückverfolgbarkeit nach oben und unten verbunden, stellt jedoch eine andere Art der Informationsgruppierung dar, die sich auf Ereignisse außerhalb des Unternehmens konzentriert.

Wie implementiert man einen Rückverfolgbarkeitsplan?

Zur Einführung der Rückverfolgbarkeit im Unternehmen muss ein klarer Plan mit folgenden Schritten festgelegt werden: 

1. Erste Analyse. Untersuchung der Unternehmensprozesse und der verfügbaren Systeme zur genauen und geordneten Erfassung von Informationen.
2. Festlegung des Umfangs des Plans. Der Rückverfolgbarkeitsplan muss mit einer genauen Definition seiner spezifischen Ziele beginnen. Steht die Beziehung zum Endverbraucher im Vordergrund, muss das System gewährleisten, dass jede Charge den Kunden, Kanälen oder Verkaufsstellen zugeordnet werden kann. Sollte das Ziel die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Sicherstellung der Herkunft der Rohstoffe sein, muss die Rückverfolgbarkeit gewährleistet sein, um Lieferanten, Rohstoffe und Prozesse nachvollziehen zu können. In der Praxis ist ein bidirektionaler Ansatz die häufigste Vorgehensweise.
3. Einrichtung von Kontrollpunkten. Es muss festgelegt werden, wo die Produktinformationen erfasst werden sollen. In der Regel befinden sie sich in Empfangsbereichen, im Lager, im Verpackungsbereich und im Versand. 
4. Festlegung der in den einzelnen Phasen zu erhebenden Daten. Was kommt in die Anlage (Produkt, Lieferant, Datum, Charge, Menge), was geschieht darin (angewandte Verfahren, Mischungen, Daten, Verantwortliche) und welche Waren verlassen die Anlage (Empfänger, Menge, Datum und Charge).
5. Erfassung der Informationen in einem Dokumentationssystem. Alle an den Kontrollpunkten erhobenen Informationen müssen in einem strukturierten Dokumentationssystem zentralisiert werden, das eine einheitliche Organisation der Daten ermöglicht. Dieses System muss klar und zugänglich sein und jederzeit zur Einsichtnahme bereitstehen.
6. Validierung des Plans durch Simulationen. Nach der Einführung des Rückverfolgbarkeitsplans sollte dieser durch Simulationen validiert werden. So kann beispielsweise eine Charge ausgewählt und geprüft werden, ob sie schnell und zuverlässig zurückverfolgt werden kann. Dadurch kann die tatsächliche Wirksamkeit des Systems bewertet und die erforderlichen Anpassungen vorgenommen werden, um dessen ordnungsgemäße Funktionsweise sicherzustellen.

Rückverfolgbarkeitsplan: Beispiel

Ein Rückverfolgbarkeitsplan wird in verschiedenen Branchen angewendet. So reicht es beispielsweise in der Lebensmittel- oder Pharmabranche vom Wareneingang bis zum Versand der Fertigprodukte. Dazu müssen die Produktchargen, Verpackungsdaten und Vertriebsziele erfasst werden, damit jeder Schritt des Prozesses lückenlos dokumentiert ist. Dank dieses Rückverfolgbarkeitsplans können bei Auftreten einer Gesundheitswarnung die betroffenen Chargen sofort identifiziert und vom Markt genommen werden, ohne dass die restliche Produktion lahmgelegt wird.

Welche Rückverfolgbarkeitssysteme gibt es?

Rückverfolgbarkeitssysteme sind die Instrumente und Prozesse, mit denen Unternehmen die Bewegung und Historie von Produkten entlang der Lieferkette verfolgen. 

Unternehmen benötigen in erster Linie Systeme zur Erfassung der Daten aus den einzelnen Phasen der Lieferkette. So erfassen beispielsweise Barcodes schnell und kostengünstig den Wareneingang und -ausgang, während RFID-Etiketten die berührungslose Identifizierung aus der Ferne ermöglichen. IoT-Sensoren werden in Lagern immer häufiger eingesetzt, da sie Variablen wie Temperatur, Feuchtigkeit oder Standort jedes Artikels in Echtzeit messen können – eine wichtige Voraussetzung für die Verwaltung verderblicher Produkte.

Nach der Erfassung müssen die Daten mithilfe einer Software organisiert und verwaltet werden. Das ERP-System (Enterprise Resource Planning) verknüpft die Rückverfolgbarkeit mit anderen Unternehmensbereichen wie Einkauf, Vertrieb oder Produktion. Sollte jedoch eine vollständige und detaillierte Rückverfolgbarkeit gewährleistet werden, ist der Einsatz eines Lagerverwaltungssystems (LVS) unumgänglich. Dieses System fungiert als Rückverfolgbarkeitsprogramm, da es jede Bewegung des Produkts aufzeichnet: vom Wareneingang über den Versand bis hin zum endgültigen Bestimmungsort. Dank dieser Detailtiefe wird sichergestellt, dass die Informationen korrekt und jederzeit verfügbar sind.

Beispiele für Rückverfolgbarkeit in der Logistik

Die Rückverfolgbarkeit in der Logistik ist nicht nur ein theoretischer Ansatz, sondern lässt sich auch in konkreten Fällen umsetzen. Unternehmen aus verschiedenen Branchen haben Rückverfolgbarkeitspläne eingeführt, die auf dem Lagerverwaltungssystem Easy WMS von Mecalux basieren, um eine vollständige Kontrolle ihrer Abläufe zu gewährleisten:

• IKEA Components. Das auf die Verpackung und Lieferung von Möbelzubehör und -komponenten spezialisierte Unternehmen hat in seinem Logistikzentrum in Malacky (Slowakei) ein umfassendes Rückverfolgungssystem eingeführt. An den Eingangskontrollstationen überprüft Easy WMS, ob die Abmessungen und der Zustand der Paletten den Anforderungen für die Lagerung entsprechen. Nach der Umsetzung der Strategie zur Lagerplatzzuweisung (Slotting) greift die Robotisierung ein: Mithilfe von Fördersystemen und einem Regalbediengerät werden die Paletten an den entsprechenden Stellplatz transportiert. „Nach der Einlagerung überwacht die Verwaltungssoftware den Status aller Waren in Echtzeit und meldet jede Bewegung“, erklärt der Betriebsleiter von IKEA Components.
• Novartis. In der Pharmabranche gewährleistet eine umfassende und sichere Bestandskontrolle die Erhaltung der Eigenschaften von Arzneimitteln. Im Lager von Novartis in Stryków (Polen) sorgt Easy WMS für die Rückverfolgbarkeit einer Vielzahl von Generika, Impfstoffen und Krebsmedikamenten. Die Software von Mecalux weist jedem Produkt entsprechend seinen Eigenschaften einen Stellplatz zu und sendet Anweisungen an die automatischen Handhabungsgeräte, wie beispielsweise Regalbediengeräte für Paletten, sodass der genaue Stellplatz der einzelnen Artikel bekannt ist.
• ADA. Easy WMS verfolgt in Paços de Ferreira (Portugal) streng die medizinischen Materialien dieses weltweiten Herstellers. „Wir zertifizieren die vollständige Rückverfolgbarkeit des Verarbeitungs-, Produktions- und Lagerungsprozesses von der Baumwollblüte bis zum Versand des Endprodukts, um die Qualität unserer Produkte bestmöglich zu gewährleisten“, erklärt Paulo Andrade, CEO von ADA. Easy WMS steuert die Bewegungen der medizinischen Geräte, die aus der Produktion kommen, im Lager ankommen und an die Kunden verteilt werden. „Wir sind von Easy WMS begeistert, da es mit unserem ERP-System kommuniziert und wir so alle Informationen zum Lagerbestand kontrollieren können.“

Der Wert der Rückverfolgbarkeit

Die Rückverfolgbarkeit ist Grundvoraussetzung, um auf anspruchsvollen und transparenten Märkten wettbewerbsfähig zu sein. Sie fördert über die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hinaus Innovation, Vertrauen und Widerstandsfähigkeit in der Lieferkette. Der Einsatz fortschrittlicher Technologien wie Lagerverwaltungssystemen ist in diesem Zusammenhang unerlässlich, da sie die Rückverfolgbarkeit durch Zentralisierung der Informationen, die Vernetzung des Lagers mit den übrigen Unternehmensbereichen und eine umfassende Bestandskontrolle gewährleistet. Mit diesem System werden nicht nur alle Vorgänge transparent gemacht, sondern auch die Effizienz optimiert und ein umfassender Überblick über die Materialflüsse gewährleistet. Die durch ein LVS gewährleistete Rückverfolgbarkeit fördert die Wettbewerbsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit von Unternehmen in einem sich ständig wandelnden globalen Markt.