Chargenrückverfolgung – Definition und Umsetzung
Die Chargenrückverfolgung ist eine Form der Rückverfolgbarkeit, durch die Unternehmen einen besseren Überblick über bestimmte Produktgruppen entlang der gesamten Lieferkette erhalten. In einem von strengen Vorschriften, zunehmend gut informierten Verbrauchern und komplexen Logistikabläufen geprägten Umfeld erleichtert ein effizientes Kontrollsystem die Bearbeitung von Vorfällen.
In diesem Artikel erläutern wir, was die Chargenrückverfolgung ist, welche Vorteile sie bietet und in welchen Branchen sie unerlässlich ist. Außerdem werden wir uns ansehen, wie eine Software die operativen Abläufe unterstützen kann.
Was ist die Chargenrückverfolgung?
Bei der Chargenrückverfolgung wird der Weg einer Produktgruppe von ihrem Ursprung, ihrer Herstellung oder ihrem Wareneingang bis hin zum endgültigen Vertrieb erfasst und nachverfolgt. Zur Erleichterung der gleichzeitigen Verwaltung mehrerer Artikel gruppieren Unternehmen die Waren in Chargen, d. h. in Gruppen von Artikeln, die unter denselben Bedingungen hergestellt, verpackt oder gelagert wurden.
Jede Charge verfügt über einen eindeutigen Code, der in der Regel aus alphanumerischen Zeichen besteht und zur Identifizierung und Unterscheidung dient. Er begleitet das Produkt entlang der gesamten Lieferkette und wird in der Regel nur dann geändert, wenn der Artikel verarbeitet wird oder ein neuer Artikel daraus entsteht. Zudem können Unternehmen die Herkunft der Rohstoffe, die Produktionsdaten, die durchgeführten Qualitätskontrollen sowie die Stellplätze im Lager einsehen.
Durch die Rückverfolgbarkeit der Produktcharge können Unternehmen bei möglichen Qualitätsproblemen oder Rückrufaktionen schneller reagieren.
Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Chargenrückverfolgung
Annahme, Erfassung und Kennzeichnung
Die Chargenrückverfolgung beginnt mit der Erfassung von Daten wie der Produktbeschreibung, dem Lieferanten, dem Eingangsdatum und dem Ort, an dem die Ware entgegengenommen wird. Jeder Artikel wird bei seiner Ankunft identifiziert, um seinen Weg in den nachfolgenden Phasen der Lieferkette zu verfolgen.
Die Produkte werden mit Barcodes oder anderen scanbaren Systemen gekennzeichnet. Dadurch sollen manuelle Fehler reduziert und die Identifizierung der Waren im Logistikbetrieb beschleunigt werden.
Kontrolle und Rückverfolgung in der Produktion
Die Unternehmen dokumentieren, welche Zutaten oder Bestandteile in den einzelnen Herstellungsschritten zum Einsatz kommen und welche Endprodukte dabei entstehen. Auf diese Weise lässt sich feststellen, welche Rohstoffchargen für die Herstellung der einzelnen Artikel verwendet wurden.
Die erfassten Informationen umfassen Angaben dazu, welche Materialien verwendet wurden, von welchen Lieferanten diese stammten und welche Kontrollen durchgeführt wurden, was die Identifizierung betroffener Chargen im Falle von Produktions- oder Qualitätsproblemen erleichtert.
Lagerung und Vertrieb
In dieser Phase werden die internen Warenbewegungen, die Stellplätze, an denen die Waren gelagert werden, sowie die Lieferungen an Händler, Kunden oder andere Standorte erfasst. Auf diese Weise behalten die Unternehmen den Weg der einzelnen Artikel bis zur endgültigen Auslieferung stets im Blick.
Die zu jeder Charge erfassten Daten werden während des gesamten Logistikprozesses aufbewahrt. Dies gilt sowohl für die vom Unternehmen selbst hergestellten Produkte als auch für die von Dritten gelieferten Produkte. Die Unternehmen wissen jederzeit, wo sich die einzelnen Artikel befinden, welche Mengen versandt wurden und welche Händler oder Kunden diese erhalten haben. Viele Unternehmen nutzen hierfür ein ERP-System oder Lagerverwaltungssystem.
Umgekehrte Rückverfolgbarkeit
Zu den verschiedenen Arten der Rückverfolgbarkeit gehört die umgekehrte Rückverfolgbarkeit. Dabei wird der Weg der Bestände innerhalb der Lieferkette rückwärts verfolgt, um die verwendeten Rohstoffe oder die durchgeführten Produktionsprozesse zu ermitteln.
Unternehmen können feststellen, welche Chargen von einem Herstellungsfehler oder einer möglichen Verunreinigung betroffen sind. Darüber hinaus ermöglicht dieses System die Rückverfolgung die verwendetenRohstoffe und die beteiligten Lieferanten, die bei der Herstellung der einzelnen Chargen zum Einsatz kamen.
Vorteile der Einführung der Chargenrückverfolgung
Die Einführung eines Systems zur Chargenrückverfolgung bietet Vorteile in allen Phasen der Lieferkette:
Optimierung und Organisation der internen Prozesse
Durch die kontinuierliche Erfassung von Daten lassen sich die Abläufe in den Bereichen Produktion, Lagerung und Vertrieb von Waren effizienter organisieren.
Kontinuierliche Verbesserung der Qualitätssicherung
Daten zu Rohstoffen und Fertigungsprozessen beschleunigen die Erkennung von Störungen. Unternehmen können die Chargenhistorie einsehen und überprüfen, welche Lieferanten oder Prüfungen mit den einzelnen Produkten verbunden sind.
Verringerung von Betriebsfehlern und Verlusten
Durch eine genaue Rückverfolgung der Waren lassen sich menschliche Fehler, Verwechslungen zwischen Chargen und Verluste während der Logistikabläufe minimieren. Zudem trägt dies zur Minderung der Auswirkungen auf das Geschäft bei.
Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften
Branchen wie die Lebensmittel-, Pharma- oder Kosmetikindustrie benötigen aktuelle Aufzeichnungen über den Warenfluss zur Einhaltung der Vorschriften. Ihr Vorhandensein vereinfacht Audits und gegebenenfalls Rückrufverfahren.
Größeres Vertrauen und höhere Kundenbindung
Die Möglichkeit zur Überprüfung der Herkunft, des Transportwegs und der zu jeder Charge gehörenden Informationen sorgt für mehr Transparenz. Dadurch wird das Vertrauen der Verbraucher gestärkt und die Glaubwürdigkeit der Marke gefestigt.
Branchen, in denen die Chargenrückverfolgung von entscheidender Bedeutung ist
Die Rückverfolgbarkeit eines Produkts wird in Branchen, in denen die Produktion, die Lagerung und der Vertrieb der Waren nachverfolgt werden müssen, routinemäßig angewendet:
- Lebensmittelindustrie Die Chargenrückverfolgung ist von entscheidender Bedeutung für die Kontrolle verderblicher Produkte – wie Obst, Gemüse, Fleisch oder Fisch. Dabei werden deren Inhaltsstoffe, Lagerbedingungen und weitere Faktoren der Lebensmittelsicherheit überwacht.
- Pharma- und Gesundheitsbranche. In Krankenhäusern, Labors und Apotheken muss die Sicherheit von Arzneimitteln, Impfstoffen und Medizinprodukten gewährleistet sein.
- Kosmetik. Cremes, Parfüms und Make-up-Produkte werden unter kontrollierten Temperatur- und Lagerbedingungen aufbewahrt, um ihre Qualität zu gewährleisten.
- Produktion und Fertigung. Die Chargenkontrolle trägt zur Qualitätssicherung in Branchen wie der Automobilindustrie, der Elektronikbranche oder dem Maschinenbau bei.
- Logistik. Sie erleichtert die Kontrolle von Warenbewegungen, Stellplätzen und Lieferungen an Kunden, Händler und 3PL-Zentren.
- Einzelhandel und E-Commerce. Sie hält den Lagerbestand auf dem neuesten Stand, verwaltet Retouren und überwacht den Weg der Produkte entlang der gesamten Logistikkette.
Software zur Chargenrückverfolgung
Die Chargenrückverfolgung kann in Unternehmen mit einer großen Anzahl von Artikeln recht komplex sein. Zahlreiche Unternehmen nutzen Tools wie Lagerverwaltungssysteme, ERP-Systeme oder MES-Systeme zur Produktionssteuerung, um Informationen zu erfassen und zu aktualisieren.
Unter diesen Technologien spielt das Lagerverwaltungssystem eine besonders wichtige Rolle, da damit die Daten zum Wareneingang, zu internen Warenbewegungen und zur Verteilung in den Logistikzentren zentral verwaltet werden. Außerdem erleichtert es die Identifizierung von Produkten mithilfe von Barcodes, Etiketten und anderen scanbaren Systemen.
Zahlreiche Unternehmen setzen das Lagerverwaltungssystem Easy WMS von Mecalux ein, um die Chargenrückverfolgung zu gewährleisten:
- Cárnicas Medina (Spanien). Die Software von Mecalux weist jeder Produktionscharge beim Einlagern im automatischen Lager mit einer Kapazität von 32.000 Behältern einen Stellplatz zu. Das System überwacht die Reifezeiten des Fleisches und den Zustand der verderblichen Produkte vor ihrer Auslieferung.
- Maison François Cholat (Frankreich). Easy WMS erfasst die Daten zu jedem Artikel dieses Saatgut- und Pflanzenschutzmittelunternehmensl und weist ihnen je nach Umschlag oder Charge einen Stellplatz zu. Nach dem FIFO-Prinzip wird die zuerst hergestellte Ware zuerst ausgeliefert, sofern kein Kunde einen bestimmten Auftrag erteilt hat.
- Megafin (Kolumbien). Der 3PL-Dienstleister hat Easy WMS zur Organisation der Lebensmittel unter Berücksichtigung von Chargennummer, Verfallsdatum und Temperatur eingeführt. Dafür nutzt es Modul für 3PL-Logistikdienstleister das S, das die Waren der einzelnen Kunden getrennt verwaltet und die Chargenrückverfolgung während des Wareneingangs, der Lagerung und des Versands gewährleistet.
Chargenrückverfolgung und Digitalisierung der Logistik
Eine strenge Kontrolle der Waren ist längst keine rein operative Angelegenheit mehr, sondern ein fester Bestandteil der Unternehmensstrategie. Aktuelle Informationen über Produkte, Stellplätze und Bewegungen sind unerlässlich für eine lückenlose Chargenrückverfolgung und für eine bessere Abstimmung zwischen den Abteilungen. Durch die Digitalisierung mithilfe von Lagerverwaltungssystemen können Produkte leichter nachverfolgt werden und die Abhängigkeit von manuellen Aufzeichnungen wird verringert.
Im Folgenden sind einige praktische Empfehlungen zur Sicherstellung der Chargenrückverfolgung in Unternehmen aufgeführt:
- Es empfiehlt sich, jede Charge ab ihrer Herstellung oder ihrem Eingang im Lager zu erfassen, um eine lückenlose Nachverfolgung über die gesamte Lieferkette hinweg zu gewährleisten.
- Die Verwendung von Barcodes und scanbaren Systemen ist äußerst empfehlenswert, da diese Fehler reduzieren und die Identifizierung von Produkten beschleunigen.
- Der Einsatz digitaler Systeme wie Lagerverwaltungssysteme, ERP- oder MES-Systeme ist für die Automatisierung des logistischen Informationsmanagements unerlässlich.
- Die Daten zu Produktion, Lagerung und Vertrieb müssen stets auf dem neuesten Stand gehalten werden, um betroffene Produkte im Falle eines Vorfalls schnell ausfindig machen zu können.