Abholstationen: Definition und Verwaltung

Abholstationen sind eine im Omnichannel-Vertrieb zunehmend verbreitete Lösung. In einem von Unmittelbarkeit geprägten Umfeld kann die Anpassung an die Gewohnheiten der Verbraucher beim Empfang und bei der Rücksendung von Bestellungen den entscheidenden Unterschied ausmachen. Durch die Bündelung von Bestellungen an strategisch günstigen Standorten lassen sich erfolglose Lieferversuche minimieren, Routen optimieren und die Effizienz auf der letzten Meile verbessern.

In diesem Artikel untersuchen wir, was Abholstationen sind, welche Vor- und Nachteile sie bieten und wie sie aus logistischer Sicht verwaltet werden.

Was ist eine Abholstation?

Eine Abholstation ist ein Ort, an dem Bestellungen außerhalb der Wohnadresse des Kunden entgegengenommen und zurückgegeben werden können. Anstatt zu Hause darauf zu warten, begibt sich der Nutzer an diese Orte, um seine Bestellungen zu einem für ihn passenden Zeitpunkt abzuholen.

Bei diesen Standorten handelt es sich in der Regel um Geschäfte aller Art (wie Kioske, Elektronikgeschäfte, Apotheken und Lebensmittelgeschäfte) oder um Filialen der Logistikunternehmen selbst, die während der Geschäftszeiten einen Abhol- oder Rückgabeservice mit persönlicher Betreuung anbieten. Es kann sich dabei auch um intelligente Schließfächer am Eingang von Supermärkten, Einkaufszentren oder anderen Sehenswürdigkeiten handeln, die ohne Personal auskommen und längere Öffnungszeiten abdecken.

Aus betriebswirtschaftlicher Sicht vereinfachen Abholstationen den Ablauf der Zustellung auf der letzten Meile, da sie die Anzahl der fehlgeschlagenen Zustellversuche verringern. Für die Kunden hingegen erleichtern sie die Entgegennahme und Rücksendung von Bestellungen, da sie so zwischen Standorten in ihrer Nähe wählen können und nicht mehr an bestimmte Lieferzeitfenster gebunden sind.

Da hier die Annahme und die Rücksendung von Bestellungen unter einem Dach erfolgen, eignen sich diese Standorte ideal für die reverse Logistik. Es handelt sich also um bidirektionale Bereiche innerhalb des Logistikflusses, die sich sowohl an die Bedürfnisse der Verbraucher als auch an die betrieblichen Anforderungen des Unternehmens anpassen lassen.

Laut einer Analyse von McKinsey kann dieses Modell die CO₂-Emissionen in städtischen Gebieten senken. Aus Sicht der Umweltlogistik stellt die Förderung der Nutzung intelligenter Schließfächer eine nachhaltige Option dar, wenn weniger als 60–65 % der Kunden ihre Bestellungen mit Fahrzeugen mit Verbrennungsmotor abholen, wie dies in dicht besiedelten städtischen Gebieten häufig der Fall ist.

Vorteile von Abholstationen

Die Nutzung von Abholstationen bietet allen an der Logistikkette beteiligten Akteuren Vorteile – vom Händler bis zum Endkunden:

• Unternehmen, die Produkte verkaufen. Abholstationen tragen zur Optimierung der Auftragsabwicklung bei. Durch die Bündelung der Sendungen an bestimmten Standorten wird die Versandplanung vereinfacht und die Effizienz bei der Auslieferung verbessert. Darüber hinaus wird durch die Verringerung der fehlgeschlagenen Zustellversuche die Abwicklung von Rücksendungen an das Lager und von erneuten Versandvorgängen optimiert. Diese beiden Prozesse erhöhen die operative Belastung und die Logistikkosten.
• Transportunternehmen. Sie können mehrere Lieferungen an einem einzigen Ort bündeln, wodurch die Lieferrouten in der Regel effizienter werden und unnötige Fahrten vermieden werden. Eine Studie der Università degli Studi di Napoli Federico II (Italien) zeigt, dass Abholstationen die Auslastung der Fahrzeuge optimieren und sowohl fehlgeschlagene Zustellversuche als auch die Kosten senken, was zu einer höheren Produktivität und einer Verbesserung der Nachhaltigkeit führt.
• Geschäfte, die als Abholstationen dienen. Betriebe, die sich diesen Netzwerken anschließen, können durch diesen Service zusätzliche Einnahmen erzielen, wobei das Vergütungsmodell je nach Betreiber und Format variiert. Einige Beispiele: In Frankreich bietet Mondial Relay den Händlern ein Vergütungsmodell pro Paket an; in Belgien vergütet GLS seine ParcelShops pro abgewickeltem Paket; im Vereinigten Königreich zahlt InPost eine regelmäßige Gebühr an die Unternehmen, die Schließfächer bereitstellen; und in den USA bietet Parcel Pending den Einzelhändlern, die Schließfachflächen an Transportunternehmen vermieten, zusätzliche Einnahmen. Darüber hinaus können diese Geschäfte einen Anstieg der Besucherzahlen verzeichnen und neue Verkaufschancen bei den Kunden schaffen, die ihre Bestellungen abholen, versenden oder zurückgeben.
• Endkunden. Die Abholstationen bieten mehr Flexibilität bei der Abholung und Rückgabe von Bestellungen, da sie die Wahl zwischen Standorten in der Nähe ermöglichen und längere Öffnungszeiten bieten. Laut Logistikdienstleistern wie GLS verfügen viele dieser Abholstationen über eine hohe Verfügbarkeit und im Falle der Schließfächer sogar über einen rund um die Uhr verfügbaren Zugang für eine problemlose Abholung zu einem beliebigen Zeitpunkt. Dieses Modell erweist sich insbesondere in städtischen Umgebungen, an Bahnhöfen, in Einkaufszentren oder in stark besuchten Bereichen als besonders praktisch, wo Nähe und Schnelligkeit entscheidende Faktoren sind.

Nachteile der Nutzung von Abholstationen

Zwar bieten Abholstationen zahlreiche Vorteile, doch bringt ihre Einrichtung auch gewisse Herausforderungen mit sich, die es zu berücksichtigen gilt:

• Geografische Beschränkung. Dieses Modell ist in städtischen Gebieten stärker ausgeprägt, wo die Bevölkerungsdichte dessen Umsetzung erleichtert. In ländlichen Gebieten oder Regionen mit geringerer Nachfrage kann die Verfügbarkeit von Abholstationen begrenzt sein.
• Einführungskosten. Die Einführung dieses Modells kann Investitionen in die technologische Integration, Vereinbarungen mit externen Netzwerken oder den Aufbau eigener Infrastrukturen erfordern. Diese Kosten werden jedoch durch die Effizienz der Zustellungen ausgeglichen.
• Größen- und Gewichtsbeschränkungen. Einige Abholstationen, insbesondere die Schließfächer, sind für Pakete mit begrenzten Abmessungen ausgelegt, wodurch deren Nutzung für sperrige Produkte eingeschränkt ist.
• Nicht abgeholte Bestellungen. Wenn Kunden ihre Bestellungen nicht innerhalb der festgelegten Frist abholen, muss deren Rücksendung an das Lager oder deren erneuter Versand organisiert werden. Dies führt zu einer erhöhten operativen Belastung und einer größeren Komplexität bei der Abwicklung der reversen Logistik.

Arten von Abholstationen

Abholstationen lassen sich anhand verschiedener Kriterien klassifizieren, die aufzeigen, wie sie sich in das Logistiknetzwerk einfügen und welche Rolle sie im Vertrieb spielen:

Nach Eigentümer der Abholstation

• Unternehmen, das das Produkt verkauft. Einige Unternehmen nutzen ihre eigenen Ladengeschäfte als Abholstationen. Dieses Modell findet sich häufig bei Einzelhändlern, die die Abholung und Rücksendung von Bestellungen in ihren eigenen Filialen abwickeln.
• Transportunternehmen. Logistikdienstleister können auf eigene Netzwerke von Abholstationen zurückgreifen, sei es in Form von Niederlassungen, Vertretungen oder Vereinbarungen mit Partnerunternehmen, die unter ihrer Marke tätig sind.
• Unabhängige Netzwerke. Es gibt Netzwerke von Abholstationen, die von Dritten betrieben werden und als Schnittstelle zwischen Einzelhändlern und Transportunternehmen fungieren. Über diese Plattformen können interessierte Unternehmen auf eine bereits bereitgestellte Infrastruktur zugreifen, ohne diese von Grund auf neu entwickeln zu müssen.

Nach dem Format der Abholstation

• Lokale Geschäfte. Dazu gehören Geschäfte, Tabakläden, Supermärkte und andere Einrichtungen, die während der Geschäftszeiten Kundenbetreuung anbieten. Das sind Abholstationen, an denen das Personal die Zustellung oder den Empfang des Pakets abwickelt.
• Automatische Schließfächer. Es handelt sich um automatisierte Systeme, die die Abholung und Zustellung von Paketen ohne menschliches Zutun ermöglichen. Sie befinden sich in der Regel in gut besuchten Bereichen und ermöglichen in vielen Fällen einen Zugang rund um die Uhr.
• Logistikbüros oder -agenturen. Einrichtungen, die direkt von Transportunternehmen betrieben werden und operative Aufgaben mit der Kundenbetreuung verbinden.

Nach dem Automatisierungsgrad

• Betreute Abholstationen. Für die Zustellung oder Entgegennahme des Pakets ist die Mitwirkung von Personal erforderlich.
• Nicht betreute Abholstationen. Sie bieten den Nutzern mehr Eigenständigkeit, da sie nicht auf die Anwesenheit einer verantwortlichen Person angewiesen sind. Die Schließfächer sind ein Beispiel dafür.

Merkmale einer Abholstation

Abholstationen müssen eine Reihe von Anforderungen erfüllen, die ihre Einbindung in die Logistik der letzten Meile erleichtern:

• Barrierefreier Standort. Es empfiehlt sich, dass sich diese in der Nähe des Kunden befinden, beispielsweise in Wohngebieten, in der Nähe von Geschäften oder an belebten Orten.
• Zeitliche Flexibilität. Sie müssen über eine umfassende Verfügbarkeit verfügen, die im Falle von Schließfächern bis zu einer Verfügbarkeit rund um die Uhr reichen kann.
• Lagerkapazität. Sie müssen über einen Lagerbereich verfügen, in dem Pakete bis zu ihrer Abholung oder Rücksendung vorübergehend aufbewahrt werden können.
• Einfache Nutzung. Sie müssen die Abwicklung von Sendungen und Retouren auf einfache Weise beschleunigen und zwar sowohl mit als auch ohne Unterstützung.
• Rückverfolgbarkeit. Die Abholstationen müssen zudem den Eingang, die Auslieferung, die Rückgabe oder etwaige Vorfälle bei jeder Bestellung erfassen, um die Informationen in allen beteiligten Systemen auf dem neuesten Stand zu halten.
• Sicherheit. Die Verwahrung der Pakete muss gewährleistet sein – sei es durch Personal, Identifikationssysteme, Abholcodes oder automatisierte Fächer.

Wie sich Abholstationen auf logistischer Ebene verwalten lassen

Die Verwaltung von Abholstationen geht über das bloße Angebot einer zusätzlichen Abholmöglichkeit hinaus. Aus logistischer Sicht umfasst dies die Koordination zahlreicher Standorte, an denen die Ware ausgeliefert werden soll, sowie die Koordination der Informationsflüsse zwischen den verschiedenen Akteuren und Prozessen.

Zur Verwaltung dieser Abläufe müssen die verschiedenen IT-Systeme des Unternehmens unbedingt miteinander vernetzt werden, um so eine reibungslose Kommunikation zwischen ihnen zu gewährleisten. Die Anbindung eines Lagerverwaltungssystems (wie z. B. Easy WMS von Mecalux), von Auftragsabwicklungssystemen, des ERP-Systems und der Transportplattformen trägt zur Bereitstellung aktueller Informationen zu jeder einzelnen Station bei, wie z. B. deren Standort, Öffnungszeiten, verfügbare Dienstleistungen oder mögliche betriebliche Einschränkungen.

Durch die Synchronisierung der IT-Systeme können Kunden beim Einkauf den für sie günstigsten Ort auswählen. Gleichzeitig wird dadurch die Planung der Logistikprozesse erleichtert, da der ausgewählte Standort Einfluss auf die Wahl des Transportunternehmens, die Art der Dienstleistung und die Lieferfrist haben kann.

Die Zuweisung des Transportunternehmens kann auf verschiedene Weise erfolgen. In einigen Fällen werden die Regeln im ERP-System anhand von Variablen wie Zielort, Kosten oder Art der Dienstleistung festgelegt. In anderen Fällen werden diese Entscheidungen direkt über die Logistiksoftware gesteuert und basieren auf Kriterien wie der Entfernung, der Verfügbarkeit der Abholstelle oder der Lieferadresse. Häufig wird auch mit Multi-Agentur-Plattformen gearbeitet, die mehrere Transportunternehmen zusammenführen und die Auswahl des für jede Sendung am besten geeigneten Dienstes automatisieren.

Sobald die Abholstation ausgewählt wurde, beginnt die Kommissionierung im Lager. Die entsprechenden Befehle werden gemäß den Anweisungen der Lagerverwaltungssoftware ausgeführt. Anschließend übermittelt das System die Sendungsdaten an die Transportunternehmen, damit diese die Etiketten, die erforderlichen Unterlagen und die Sendungsverfolgungscodes erstellen können. Lösungen wie das Modul Multi-Carrier Shipping Software von Easy WMS von Mecalux automatisieren die Kommunikation mit den Transportunternehmen, tauschen Informationen über die Sendungen aus und stellen sicher, dass jedes Paket korrekt mit der entsprechenden Sendungsverfolgungsnummer gekennzeichnet wird. Damit verfügen die Transportunternehmen bei der Abholung der Bestellungen im Lager bereits über alle erforderlichen Informationen im System, was den Versand beschleunigt und Fehler minimiert.

Der Ablauf muss auch die Bearbeitung von Störungen berücksichtigen, wie beispielsweise nicht abgeholte Bestellungen, Rücksendungen, Änderungen des Versandstatus oder eine Überlastung bestimmter Abholstationen. Wie? Durch eine kontinuierliche Kommunikation zwischen allen beteiligten Akteuren.

Hier koordinieren Systeme wie Easy DOM von Mecalux (ein Distributed Order Management System) die Auftragsabwicklung im Rahmen eines Omnichannel-Modells. Diese Software nutzt das Konzept der „Interaktionspunkte“, d. h. Orte, an denen Bestellungen entgegengenommen oder zurückgegeben werden, wie beispielsweise Geschäfte, Schließfächer oder Kioske. Das System zentralisiert die Erfassung und Nachverfolgung von Bestellungen, informiert in Echtzeit über Statusänderungen und stimmt die Abläufe zwischen Lagern, Transportunternehmen und Lieferorten ab. 

Easy DOM erweist sich als besonders nützlich, wenn das Unternehmen entscheiden muss, von welchem Standort aus – beispielsweise einem Lager oder einem Geschäft – die Kommissionierung und der Versand einer Bestellung je nach Bestimmungsort am effizientesten erfolgen. Die Abholstationen werden als weiterer Bestandteil in das Vertriebsnetz integriert und über eine einzige Plattform verwaltet, wodurch Abläufe synchronisiert, die Transparenz verbessert und die Logistik an die Kundenwünsche angepasst werden können.

Beispiele für das Logistikmanagement von Abholstationen

Abholstationen sind Teil der Omnichannel-Strategie von Unternehmen aus verschiedenen Branchen. In den Lagern bedeutet dies, dass die Logistikprozesse so organisiert werden müssen, dass der Versand der Bestellungen an ihre Zielorte koordiniert wird. Die folgenden Beispiele veranschaulichen, wie mit einem Lagerverwaltungssystem der Versand von Bestellungen an verschiedene Bestimmungsorte, einschließlich Abholstationen, organisiert werden kann:

• Rent a Book (Belgien). Dieses Unternehmen für den Verleih von Schulbüchern wickelt ein hohes Volumen an Online-Bestellungen ab, insbesondere wenn der Schuljahresbeginn näher rückt. Das Unternehmen verteilt die Sendungen an vom Kunden ausgewählte Abholstationen und nutzt die „Multi-Carrier Shipping Software“ von Mecalux, um die Verpackung individuell anzupassen und mit den für die Zustellung zuständigen Transportunternehmen zu kommunizieren.
• Motocard (Spanien). Das Unternehmen für Motorradzubehör kombiniert verschiedene Vertriebskanäle mit flexiblen Lieferoptionen sowie Abholstationen. Das Unternehmen kann Online-Bestellungen in weniger als zwölf Stunden ausliefern. Dazu organisiert Easy WMS die Kommissionierung und verwaltet in Abstimmung mit dem Modul „Multi-Carrier Shipping Software“ den Versand durch verschiedene Transportunternehmen je nach ausgewähltem Zielort.
• CCV (Frankreich). Das Modeunternehmen kombiniert den Vertrieb über seine Ladengeschäfte mit dem Online-Verkauf und bietet dabei verschiedene Lieferoptionen an. Die Software von Mecalux koordiniert die Kommissionierung und organisiert deren Versand an die vom Kunden ausgewählten Zielorte. Dazu gehören auch Abholstationen wie die mehr als 30 Filialen, die das Unternehmen in ganz Frankreich unterhält und in denen Kunden auf ein Sortiment von über 20.000 Kleidungsstücken und Schuhen von mehr als 150 Marken zugreifen können.

Ein neuer Standard bei der Zustellung von Bestellungen

Die Abholstationen etablieren sich als effektive Lösung, um den Anforderungen des Omnichannel-Vertriebs gerecht zu werden. Dank ihrer Fähigkeit zur Verbesserung der Effizienz auf der letzten Meile und zur Gewährleistung größerer Flexibilität für den Kunden stellen sie ein attraktives Modell für das Logistikmanagement von Unternehmen dar. Im Zuge der Weiterentwicklung des E-Commerce werden diese Abholstationen als Teil eines Netzwerks, das verstärkt auf die Optimierung des Liefererlebnisses ausgerichtet ist, zunehmend an Bedeutung gewinnen.