Szenarioplanung: Was das ist und Beispiele aus der Logistik

Mittels Szenarioplanung können sich Unternehmen aller Branchen besser auf Situationen vorbereiten, die ihre Leistung und damit ihre Gewinn- und Verlustrechnung sowie ihre zukünftigen Entwicklungspläne beeinträchtigen könnten. Dieses in Unternehmen weit verbreitete Instrument konzentriert sich auf die Identifizierung von Mustern, Unsicherheiten und Schlüsselfaktoren, die die Pläne von Unternehmen destabilisieren könnten. Damit sollen diese Faktoren entschärft und alternative Maßnahmen geprüft werden.

In diesem Artikel entdecken wir unter anderem, was Szenarioplanung ist, welche Vorteile ihre Anwendung hat und wie sie umgesetzt wird.

Was ist die Szenarioplanung?

Mit der Szenarioplanung oder Scenario Planning werden Hypothesen über zukünftige Ereignisse aufgestellt und bewertet, wie diese sich auf das Unternehmensumfeld auswirken könnten. Sie ermöglicht ein besseres Verständnis des jeweiligen Umfelds und liefert mehr Daten, auf denen Entscheidungen basieren können. Dieser Ansatz basiert nicht nur auf einzelnen Prognosen, sondern untersucht auch hypothetische Situationen, um deren mögliche Auswirkungen auf das Geschäft zu analysieren. Die Szenarioplanung ermittelt bei ordnungsgemäßer Durchführung die besten Vorgehensweisen.

Dank dieses von Shell in den 70er Jahren bekannt gemachten Systems können sich Hersteller, Händler und andere Mitglieder der Lieferkette im Voraus auf verschiedene logistische Szenarien vorbereiten. So können sie das Risikomanagement, die Schwankungen der Nachfrage, die Optimierung der Versorgung, den Vertrieb ihrer Produkte oder die Automatisierung ihrer Prozesse untersuchen. Andere Bereichen wie Energie, Finanzwesen, Gesundheitswesen, Industrie, Bildung, öffentliche Verwaltung und Telekommunikation können ebenfalls von diesem Verfahren profitieren.

Vorteile der Szenarioplanung

Durch Szenarioplanung lassen sich verschiedene Ereignisse vorhersehen und Aktionspläne für mögliche Eventualitäten erstellen, was vorausschauenden Unternehmen zahlreiche Vorteile bringt:

• Strategien für Risiken. Durch die Vorhersage möglicher Schwierigkeiten lassen sich Strategien entwickeln, um deren Auswirkungen abzuschwächen und sich schneller davon zu erholen.
• Erstellung von Protokollen. Mithilfe der Szenarioplanung können Unternehmen im Voraus spezifische Aktionspläne ausarbeiten. Durch diese vorab erstellten Unterlagen wird Improvisation vermieden und die Entscheidungsfindung bei etwaigen Zwischenfällen beschleunigt.
• Mehr Schnelligkeit. Durch die Definition verschiedener hypothetischer Szenarien können Unternehmen Veränderungen schnell und effektiv umsetzen. Dies kommt insbesondere Branchen zugute, in denen die Nachfrage Schwankungen unterliegt.
• Bessere Entscheidungen. Durch die Erhebung von Daten für die Szenarioplanung können fundierte Entscheidungen getroffen werden, die mit den langfristigen Zielen der Organisation im Einklang stehen.
• Expertenmeinungen. Bei einer ordnungsgemäßen Durchführung wird die Szenarioplanung die Meinung der in dem betreffenden Bereich kompetentesten Personen berücksichtigen. Ihren Standpunkt zu kennen, kann von Nutzen sein, da das Wissen von Experten ein wertvolles strategisches Instrument ist, das bei der Entscheidungsfindung der Organisation hilfreich sein kann.
• Wettbewerbsvorteil. Durch die Vorbereitung auf mögliche Ereignisse kann sich das Unternehmen in bestimmten Situationen einen Vorteil verschaffen.

Dank der Szenarioplanung in der Logistik lassen sich Störungen vorhersehen und verschiedene operative Kontexte vorbereiten – von Nachfrageschwankungen bis hin zu Zwischenfällen in der Lieferkette. Dieser Ansatz hilft Unternehmen bei der Ausarbeitung flexibler Strategien, der Optimierung des Ressourceneinsatzes und der Aufrechterhaltung des Betriebs bei unvorhergesehenen Umständen. Darüber hinaus trägt es zur Verkürzung der Reaktionszeiten, zur Verbesserung der Koordination zwischen den Abteilungen und zur Stärkung der Widerstandsfähigkeit des Logistiknetzwerks gegenüber wirtschaftlichen, technologischen oder geopolitischen Veränderungen bei.

Prozess zur Umsetzung der Szenarioplanung

Damit die Szenarioplanung effektiv und für das Unternehmen sinnvoll ist, sollten bei ihrer Umsetzung mehrere Schritte befolgt werden:

• Ermittlung des Umfangs. Vor Beginn des Prozesses sollte der Umfang der Strategie festgelegt werden. Das heißt, es muss entschieden werden, was analysiert und welche Risiken berücksichtigt werden sollen. Außerdem muss klar formuliert werden, was erreicht werden soll.
• Analyse der Schlüsselfaktoren. Dabei gilt es herauszufinden, welche konkreten Veränderungen das Unternehmen verändern können. Diese Situationen müssen auf Daten beruhen und können Trends in Bezug auf Wirtschaft, Technologie oder andere Aspekte der Gesellschaft sein.
• Entwicklung möglicher Szenarien. Anschließend sollten eine Reihe von Szenarien durchgespielt werden, die mögliche positive wie auch negative Ereignisse widerspiegeln. Dies kann beispielsweise durch die Erstellung einer Matrix mit zwei kritischen Möglichkeiten auf einer positiven und einer negativen Achse erfolgen, wodurch vier Zukunftsszenarien gestaltet werden können. Hier ein Beispiel:

• Ausarbeitung von Notfallplänen. Nach der Eingrenzung der Situationen, mit denen das Unternehmen konfrontiert sein könnte, muss entschieden werden, wie sich die Organisation in diesem Fall verhalten soll. In diesem Schritt müssen sowohl die durchzuführenden Maßnahmen als auch die erforderlichen Präventivmaßnahmen genau festgelegt werden.

Das Beratungsunternehmen McKinsey warnt davor, dass die Szenarioplanung manchmal durch kognitive Verzerrungen beeinträchtigt werden kann. Um dies zu vermeiden, empfiehlt McKinsey die Einführung von Systemen und Prozessen, die der Tendenz entgegenwirken, Entscheidungen auf der Grundlage von Erkenntnissen aus früheren Erfahrungen zu treffen. Zu diesem Zweck empfiehlt das Unternehmen, dass Führungskräfte aktiv an der Ausarbeitung von Szenarien mitwirken und eine freie Debatte zur Validierung und Bewertung von Strategien gefördert wird.

Beispiele für die Szenarioplanung in der Lieferkette

Unternehmen können Szenarioplanung in allen möglichen Situationen einsetzen, darunter auch in den Bereichen Logistik, Lagerung und Transport. Hier sind einige Beispiele für mögliche Strategien:

• Unterbrechungen in der Versorgung. Unternehmen müssen sich dafür rüsten, auch in Situationen weiterarbeiten zu können, in denen Rohstoffe oder Waren nicht ohne Weiteres beschafft werden können. So können sie Optionen wie die Aufstockung ihrer Reserven, die Diversifizierung ihrer Lieferanten oder den Kauf alternativer Produkte in Betracht ziehen. Dieses Szenario lässt sich durch die Simulation von Mangelzuständen oder die Bewertung der Widerstandsfähigkeit der aktuellen Pläne vorwegnehmen.
• Volatilität der Nachfrage. Eine grundlegende Entscheidung in der Lieferkette ist die Festlegung der Höhe des Sicherheitsbestands. Dazu müssen Faktoren wie die Auftragslage und die eigene Reaktionsfähigkeit sowie die der Konkurrenz berücksichtigt werden. Die Anwendung der Szenarioplanung zur Berücksichtigung von Situationen mit extremer Nachfrage – sowohl unerwartete Spitzen als auch plötzliche Einbrüche – ermöglicht die Berechnung des optimalen Sicherheitsbestands unter verschiedenen Bedingungen.
• Veränderungen in der Logistikkapazität. Weitere häufige Umstände sind überfüllte Anlagen oder überlastete Routen. Zu den zu berücksichtigenden Optionen gehören beispielsweise die Automatisierung von Lagern oder die Suche nach externen Logistikdienstleistern. Durch die Szenarioplanung lassen sich Investitionen in Automatisierung oder die Einbindung von Logistikpartnern simulieren. So können Investitionen leichter gerechtfertigt oder Dienstleistungen fundiert in Auftrag gegeben werden.

Hilfsmittel für die Szenarioplanung in der Lieferkette

Die Szenarioplanung sollte immer auf Daten basieren, sodass Unternehmen mithilfe technologischer Ressourcen diese hypothetischen Situationen so genau wie möglich nachstellen können. Hier sind einige der zu diesem Zweck in der Industrie und Lieferkette eingesetzten Instrumente:

• Prädiktive Analytik und KI. Technologien wie künstliche Intelligenz, maschinelles Lernen oder Datenanalyse können zur Optimierung Logistikprozesse eingesetzt werden. Sie helfen aber auch beim Verständnis des Kundenverhaltens und ermöglichen es, Marktveränderungen zu antizipieren, bevor sie eintreten.
• Digitale Zwillinge. Durch die Simulation verschiedener Betriebsszenarien mithilfe digitaler Zwillinge können die Auswirkungen von Entscheidungen und Anpassungen vor ihrer Umsetzung ohne physische Tests bewertet werden. Die Unternehmensberatung Boston Consulting Group nennt als Beispiel den Fall eines Stahlherstellers. Durch die Vorhersage von Risiken bis zu zwölf Wochen im Voraus gelang es ihm, alternative Produktions- und Lieferpläne umzusetzen und sein EBITDA um zwei Prozentpunkte zu steigern.
• Simulationssoftware. Simulationsprojekte prognostizieren das Verhalten neuer Lösungen in virtuellen Umgebungen. So kann Mecalux beispielsweise alle Prozesse und Elemente eines Lagers mithilfe fortschrittlicher Simulationen nachbilden, die mit einer eigens entwickelten Software erstellt werden. Dadurch lassen sich Prognosen über die zukünftige Funktionsweise der Anlage erstellen und Engpässe vermeiden.

Die Szenarioplanung ist eine weit verbreitete Technik. Daher stehen diesen Unternehmen Tools wie Leitfäden, Videos und sogar Vorlagen und Tabellen zur Verfügung. Ein Beispiel hierfür ist das Toolkit des Center for Transportation & Logistics des MIT, das für die Szenarioplanung aller Phasen der Lieferkette geeignet ist.

Szenarioplanung und Unternehmensresilienz

Die Szenarioplanung ist also eine intelligente Methode, um mögliche Störungen vorwegzunehmen, Unsicherheiten angesichts neuer Situationen zu beseitigen und letztendlich die Resilienz von Unternehmen zu fördern. Es geht nicht nur um die Risikominderung, diese Vorgehensweise dient auch zur Erkennung von Wachstumschancen, die andernfalls möglicherweise übersehen würden. Daher ist die Umsetzung einer effektiven Szenarioplanung entscheidend für die langfristige Leistungsfähigkeit des Unternehmens.

Mit dieser Technik lässt sich über einfache historische Analysen oder Jahresvergleiche hinausgehen und ein umfassenderer Überblick für das Management von Teams in Zeiten des Wandels oder der Unsicherheit gewinnen. Durch die Ausarbeitung von Plänen für verschiedene Szenarien – grundlegende, positive und negative – sind Unternehmen besser auf alle möglichen Ereignisse vorbereitet, was zur Kontinuität und zum Wachstum des Geschäfts beiträgt.