Komplettlösung für das E-Commerce-Unternehmen Global Freaks

Große Auswahl an Sammelfiguren

Global Freaks wurde im Jahre 2017 gegründet, um importierte Dragonball-Figuren zu vertreiben. Nach und nach wuchs das Unternehmen und erweiterte seinen Produktkatalog, um ein immer umfangreicheres und vielfältigeres Angebot an Sammelfiguren anbieten zu können.

Heute ist Global Freaks mehr als nur ein Online-Shop, der sich auf Sammelfiguren spezialisiert hat, sondern hat sich zu einem Treffpunkt für Manga- und Anime-Liebhaber wie One Piece, Naruto, Doraemon, Sailor Moon oder Dr. Slump entwickelt.

Mit zunehmender Anzahl an Artikelarten ist auch der Umsatz und damit die Anzahl der Bestellungen gestiegen. Aus diesem Grund war die Verbesserung der Logistik von entscheidender Bedeutung. Global Freaks wollte sein Lager im nur 50 km von Barcelona entfernten Igualada völlig neu gestalten und es mit den modernsten Technologien ausstatten, um sämtliche Abläufe optimal durchführen zu können.

Von seinem 2.000 m² großen Lager aus vertreibt das Unternehmen seine Sammelfiguren an zahlreiche Kunden in den verschiedensten Ländern, vor allem in Spanien. Zurzeit verwaltet es rund 6.000 Artikelarten. Jedoch steigt diese Anzahl mit der Einführung neuer Figuren immer weiter. Die Artikel werden auf eBay, Amazon oder direkt auf der firmeneigenen Website (www.global-freaks.com) über die E-Commerce-Plattform PrestaShop angeboten.

Daniel Vizcarra, Geschäftsführer von Global Freaks, erklärt: „Früher haben wir den ganzen Papierkram manuell und ohne Computer-Tools erledigt, wir kannten den Standort der Figuren auswendig. Als jedoch die Zahl der Artikelarten und Aufträge zu wachsen begann, erschien uns diese Arbeitsmethode unzureichend. Uns war klar, dass wir nun im Lager Computer verwenden mussten, und wir wollten das Lager auf einer Karte abbilden, um seine Verteilung grafisch darstellen und die Stellplätze und Artikelarten einfach und genau kontrollieren zu können”.

Aus diesem Grund wandte sich das Unternehmen an Mecalux, denn, so Vizcarra, „war Mecalux der einzige Anbieter von Lagerverwaltungssystemen, der uns die Integration mit den Marktplätzen, auf denen wir unsere Produkte verkaufen, also eBay und Amazon sowie auf der Plattform PrestaShop unserer Webseite, ermöglichte”.

Logistiklösungen für E-Commerce

Nach einer Analyse der Anforderungen und Abläufe von Global Freaks schlug Mecalux vor, das Lager mit 4 m hohen Schwerlastregalen für die Kommissionierung auszustatten. Laut Daniel Vizcarra „haben wir uns für diese Lösung entschieden, weil wir dachten, dass es eine perfekte Kombination aus Haushalts- und Industrieregalen ist. Der Grund dafür ist, dass wir aufgrund der Höhe und Tiefe alle Figuren lagern können. Darüber hinaus können die Stellplätze an die verschiedenen Größen und Merkmale der Waren angepasst werden. Der direkte Zugriff erleichtert darüber hinaus die Handhabung der Güter”.

Um die Lieferkette zu verbessern, benötigte das Unternehmen dringend ein Lagerverwaltungssystem (LVS). Global Freaks hat Easy WMS, das LVS von Mecalux, installiert, da „es eine lückenlose Kontrolle und vollständige Rückverfolgbarkeit der Produkte von der Ankunft im Lager bis zum Versand bietet. Das ist etwas, was wir vorher nicht hatten“, sagte Daniel Vizcarra.

Mecalux hat ebenfalls drei Module implementiert, die die Funktionalitäten von Easy WMS erweitern, sodass das E-Commerce-Unternehmen alle von den Kunden bestellten Artikel fehlerfrei und in kürzester Zeit versenden kann:

• Marketplace- & E-Commerce-Integration. Dieses Modul wurde erst vor kurzem auf den Markt gebracht und ermöglicht es, Easy WMS mit den wichtigsten Marktplätzen, auf denen Global Freaks seine Sammelfiguren vertreibt (eBay und Amazon), sowie mit der E-Commerce-Plattform PrestaShop zu verbinden. Auf diese Weise wird der Bestand auf allen Plattformen in Echtzeit synchronisiert und die Auftragszusammenstellung automatisiert, um so einen schnellen Versand zu gewährleisten.
• LVS für den E-Commerce. Die Funktion dieses Moduls besteht darin, die Zeit für die Auftragszusammenstellung und den Versand zu verkürzen. Zu diesem Zweck werden die Sammelfiguren im Lager logisch und geordnet klassifiziert, um die Arbeit der Bediener bei der Kommissionierung zu erleichtern. Außerdem wird die Auftragszusammenstellung danach organisiert, ob es sich um Single-Unit-Aufträge (mit einem einzigen Artikel) oder Multi-Unit-Aufträge (mit mehreren Artikeln) handelt.
• Multi-Carrier-Versandsoftware. Ziel ist es, den Verpackungs- und Etikettierungsprozess von Aufträgen zu vereinfachen und zu beschleunigen sowie die Vorgaben der Transportunternehmen zu erfüllen, mit denen Global Freaks zusammenarbeitet, hauptsächlich Correos Express für den Versand innerhalb Spaniens und Portugals.

Mit all diesen Lösungen „haben wir an Schnelligkeit gewonnen und können dreimal so viele Aufträge bearbeiten wie zuvor. In diesem Sommer haben wir trotz der durch die Corona-Pandemie verursachten Schwierigkeiten Verkaufsrekorde erzielt, was ein Zeichen dafür ist, dass wir in Zukunft die Anzahl der Aufträge pro Tag weiter steigern werden. Mit Easy WMS von Mecalux können wir die Aufträge in kürzester Zeit zusammenstellen und versenden“, sagt Daniel Vizcarra.

Die Zahlen sprechen für sich: Inzwischen werden bis zu 300 Aufträge versandt, bei Bedarf sogar noch mehr. Zuvor hingegen wurden an Spitzentagen und bei größerem Arbeitsaufkommen wie am Black Friday maximal 90 Aufträge abgewickelt.

Mittlerweile ist auch eine Trendwende eingetreten. Früher war Montag der Tag mit dem höchsten Auftragsvolumen. Nun treffen die Aufträge meistens im Laufe der Woche ein. Easy WMS ist ein System, mit dem das gesamte Lager gesteuert werden kann, sodass die Vorgänge organisiert und optimiert werden sowie leichter an Veränderungen der Nachfrage angepasst werden können.

Wie haben die drei zusätzlichen Module von Easy WMS die Lieferkette von Global Freaks optimiert?

Marketplace- & E-Commerce-Integration: Verbindung zwischen Lager und Online-Shops

Kunden können die Sammelfiguren von Global Freaks auf Amazon, eBay oder direkt auf global-freaks.com über PrestaShop kaufen. „Um unsere Logistik hieran anzupassen, vereint das Modul Marketplace- & E-Commerce-Integration von Mecalux die drei Plattformen in einer einzigen Ansicht und liefert uns detaillierte Informationen über den verfügbaren Bestand im Lager und die Bestellungen, die die Kunden getätigt haben“, sagt Daniel Vizcarra.

Easy WMS kommuniziert permanent mit diesen drei Plattformen. In Zukunft könnten auch noch weitere Plattformen integriert werden. Die zwei angestrebten Ziele sind:

• Koordination. Der bei Amazon, eBay und auf der Website von Global Freaks angezeigte Bestand wird automatisch aktualisiert, wenn Kunden neue Bestellungen aufgeben.
• Kommunikation. Auf Amazon, eBay und der Website von Global Freaks können Kunden den Status ihrer Bestellung abfragen und einsehen, ob diese bereits versandt wurde und wann die Lieferung eintreffen soll.

Easy WMS kommuniziert direkt mit allen drei E-Commerce-Plattformen, ohne dass ein ERP-System erforderlich ist. „Unsere gesamte Produktpalette befindet sich auf der Website von Global Freaks, und von dort aus teilen wir sie über Easy WMS mit eBay und Amazon“, so der Geschäftsführer.

Darüber hinaus trägt das Modul Marketplace- und E-Commerce-Integration dazu bei, die Besonderheiten und Anforderungen von Amazon, eBay und PrestaShop zu erfüllen. Im Falle von Amazon beispielsweise darf die Quote der Fehlbestellungen nicht mehr als 1% betragen, die Lieferverzögerungen nicht mehr als 4%.

Die Integration ist das grundlegende Prinzip in der Logistik von Global Freaks. Amazon, eBay und PrestaShop benachrichtigen Easy WMS über von Kunden aufgegebene Bestellungen, während das LVS den Bestand in Echtzeit aktualisiert. Dabei werden die physischen Einheiten im Lager berücksichtigt und Bestellungen, sowohl die bereits bezahlten als auch die, die in Raten bezahlt werden, außer Acht gelassen. Diese Bestandsaufnahme umfasst auch Vorverkaufsartikel, die sechs Monate bis zwei Jahre vor der Veröffentlichung gekauft wurden.

Wenn ein Kunde eine Sammelfigur bestellt, ordnet Easy WMS deren sofortige Zusammenstellung im Lager an, damit sie in kürzester Zeit versendet werden kann. Gleichzeitig teilt es dem entsprechenden Marktplatz mit, dass die Zusammenstellung dieses Auftrags begonnen hat, sodass der Kunde informiert werden kann.

Daniel Vizcarra - Geschäftsführer von Global Freaks
„Mithilfe des Moduls Marketplace- und E-Commerce-Integration ist das LVS mit Amazon, eBay und PrestaShop verbunden. Zum einen wird der Bestand auf diesen Plattformen regelmäßig mit dem im Lager verfügbaren Bestand aktualisiert, andererseits kennt Easy WMS die von Kunden getätigten Bestellungen und veranlasst sofort deren Zusammenstellung”.

LVS für den E-Commerce: Zusammenstellung von Online-Bestellungen

Der Geschäftsführer von Global Freaks sagt: „Wir sind ein Online-Shop, deshalb brauchten wir das Modul LVS für den E-Commerce, um Verkauf und Versand sowie die Verwaltung unseres Lagers zusammenzulegen”.

Dieses Modul umfasst die Zusammenstellung von Online-Bestellungen, indem der Annahmebereich effizient organisiert wird, da dort alle Produkte von den Lieferanten, meistens aus Asien, eingehen, um dann von Global Freaks vertrieben zu werden.

Die Bediener folgen den Anweisungen des LVS für den E-Commerce, entnehmen die Kartons von jeder angenommenen Palette und lesen mithilfe des Handscanners den Strichcode ein. Das LVS teilt ihnen dann automatisch mit, wo sie die Kartons einlagern sollen.

Easy WMS weist ihnen einen Stellplatz basierend auf verschiedenen Kriterien zu, z.B. nach Artikelart oder der Höhe der Nachfrage. Daniel Vizcarra erläutert, dass „die Einlagerungsstrategie der Produkte chaotisch ist, d.h. die Artikel werden nicht immer am gleichen Ort gelagert“.

Trotz dieses irreführenden Namens folgt die chaotische Einlagerungsstrategie einer sehr strengen Ordnung, sodass Easy WMS den genauen Standort jeder Sammelfigur in Echtzeit kennt.

Diese Strategie verringert auch das Risiko einer Überfüllung in bestimmten Bereichen und ermöglicht eine effizientere Nutzung der freien Fächer. „Als unsere Verwaltung noch manuell erfolgte, haben wir alle Figuren nach Serien geordnet. Es gab z.B. einen Gang für Dragon Ball und einen anderen für One Piece usw. Jetzt entscheidet Easy WMS über den Stellplatz, und obwohl alles durcheinander erscheint, ist das Lager optimal organisiert und wird besser genutzt“, fügt der Geschäftsführer hinzu.

Sobald alle Produkte identifiziert und eingelagert sind, beginnt die Auftragszusammenstellung. Laut dem Geschäftsführer von Global Freaks „wird in der Regel die gleiche Anzahl an Single-Unit- und Multi-Unit-Aufträgen zusammengestellt, obwohl wir zu bestimmten Zeiten wie Weihnachten gewöhnlich mehr Single-Unit-Aufträge über Amazon versenden”.

Dazu gehen die Bediener durch das Lager und folgen dabei den Anweisungen von Easy WMS. Das System teilt ihnen mit, zu welchem Stellplatz sie sich begeben sollen und welchen Artikel sie in welcher Menge kommissionieren müssen. „In der Vergangenheit bemerkte niemand, wenn den Bedienern bei der Auftragszusammenstellung ein Fehler unterlief, bis die Bestellung beim Kunden eintraf. Jetzt unterlaufen uns jedoch keine Fehler mehr“, erklärt Daniel Vizcarra.

Multi-Unit-Aufträge werden in Wagen platziert, sodass darin die verschiedenen Artikelarten, aus denen sich ein Auftrag zusammensetzt, gesammelt werden. Sobald der Auftrag abgeschlossen ist, weist das LVS den Bediener an, alle Artikel von diesem Stellplatz zu entnehmen und sie in den Verpackungs- und Versandbereich zu bringen.

Die Wagen werden ebenfalls zur temporären Lagerung genutzt. Bestellungen, egal ob Single-Unit- oder Multi-Unit-Aufträge, werden dort platziert und warten auf den Versand. Dies geschieht meistens bei Aufträgen mit Ratenzahlung, bei denen noch ein Teil der Zahlung aussteht.

Handelt es sich um Single-Unit-Aufträge, werden sie, sobald sie aus den Regalen genommen wurden, in den Verpackungs- und Versandbereich gebracht.

Daniel Vizcarra - Geschäftsführer von Global Freaks
„Das Modul LVS für den E-Commerce von Easy WMS ist für unseren Online-Handel unverzichtbar. Dieses System kontrolliert den Bestand und organisiert die Zusammenstellung von Aufträgen auf Grundlage der verfügbaren Produkte und ausstehenden Bestellungen. Damit sind wir jetzt viel schneller und stellen mehr Aufträge fehlerfrei zusammen”.

Multi-Carrier-Versandsoftware: Organisation des Versands

Der Versand von Aufträgen ist der letzte Vorgang, der im Lager von Global Freaks stattfindet, weshalb er korrekt organisiert und geplant werden muss. Bevor die Aufträge in den LKW geladen werden, werden sie von den Mitarbeitern verpackt, etikettiert und die notwendigen Unterlagen für das Transportunternehmen ausgedruckt.

Die Multi-Carrier-Versandsoftware ist ein Modul, das speziell zur automatischen Verwaltung all dieser Prozesse entwickelt wurde. Zunächst sendet es den Bedienern genaue Anweisungen, wie die Sammelfiguren zu verpacken sind, z.B., ob die Figuren in einem oder in mehreren Paketen versandt werden sollen.

Der nächste Schritt ist die Etikettierung der Aufträge. Die Multi-Carrier-Versandsoftware druckt für jedes Paket ein Etikett aus. Die Software weiß im Voraus, welches Transportunternehmen die einzelnen Aufträge ausliefert, sodass sie für jeden Auftrag ein individuelles Etikett druckt. Dieses Etikett enthält neben anderen Parametern die Sendungsverfolgungsnummer (Tracking-Nummer), mit der die Kunden ihre Bestellungen verfolgen können.

Global Freaks arbeitet mit der Firma für Express-Lieferungen Correos Express zusammen, um Bestellungen an Kunden auf dem spanischen Festland und in Portugal auszuliefern. Sollen Bestellungen an einen anderen Ort versandt werden, greift das Unternehmen auf andere Transportunternehmen zurück.

„Mit diesem Modul werden alle Sendungen computergestützt abgewickelt und die Etiketten automatisch generiert, was uns eine Menge Arbeit erspart. Jetzt erledigen zwei Bediener die gleiche Arbeit, die zuvor drei Mitarbeiter erledigt haben“, freut sich der Geschäftsführer von Global Freaks. Das LVS integriert die wichtigsten Transportunternehmen im jeweiligen Land wie UPS, DHL, TNT oder Correos Express in Spanien.

Das Modul erstellt automatisch die erforderliche Dokumentation für das Transportunternehmen, u.a. die Handelsrechnung, die Transportversicherung oder Informationen darüber, wohin die Bestellungen geliefert werden sollen. Die Pakete werden dann im Versandbereich so organisiert, dass sie das Transportunternehmen bei Ankunft im Lager nur abholen und auf den LKW laden muss. Das Transportunternehmen verfügt bereits über alle erforderlichen Informationen, z.B. die abzuholenden Aufträge, die Anzahl der Pakete oder der Zielort.

Daniel Vizcarra - Geschäftsführer von Global Freaks
„Mit der Multi-Carrier-Versandsoftware konnten wir den Versand automatisieren und so Fehler, die sich aus einer manuellen Verwaltung ergeben können, reduzieren. Diese Software lässt sich mit den Transportunternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, integrieren, wodurch die Bearbeitung und der Versand der Aufträge beschleunigt wird”.

Arbeit und Leidenschaft

Das Lager von Global Freaks ist ein Paradies für Film- und Zeichentrick-Liebhaber. Jeden Tag versuchen die Bediener, so viele Bestellungen wie möglich zu versenden, um die Kunden, die sich auf ihre Lieblingsfiguren freuen, zufriedenzustellen.

Zahlreiche Kunden in Spanien und der ganzen Welt besuchen täglich Amazon, eBay oder die Website von Global Freaks, um nach den gewünschten Sammelfiguren zu suchen. „Unsere derzeitige Situation ist sehr gut. Die Einschränkungen durch die Pandemie haben den E-Commerce angekurbelt, sodass wir hiervon profitiert haben: Sowohl unser Umsatz als auch die Zahl der Bestellungen sind gestiegen“, sagt Daniel Vizcarra.

Die Verwaltungssoftware von Mecalux hat dazu beigetragen, die Produktivität dieses E-Commerce-Lagers zu steigern. Mit Easy WMS und den Modulen Marketplace- & E-Commerce-Integration, LVS für E-Commerce und der Multi-Carrier-Versandsoftware können in Echtzeit die 6.000 verfügbaren Artikelarten und die Aufträge unabhängig von ihrer Herkunft überwacht werden.

Die Organisation des Lagers ist bis ins kleinste Detail durchdacht. Easy WMS verwaltet und optimiert alle Warenbewegungen und schließt dabei alle Fehlermöglichkeiten aus.

Daniel Vizcarra - Geschäftsführer von Global Freaks
„Easy WMS ist ein ideales Lagerverwaltungssystem für den E-Commerce. Wir haben Fehler reduziert, Out-of-Stock-Situationen werden vermieden und wir konnten eine vollständige Rückverfolgbarkeit von der Ankunft der Artikel im Lager bis zu ihrem Versand erreichen. Auch können wir täglich mehr Bestellungen bearbeiten. Es handelt sich um eine sehr intuitive Software, deren Implementierung trotz der Schwierigkeiten durch die Pandemie dank des Engagements der Teams von Mecalux tadellos verlief. Wir verfügen jetzt über ein modernes Lager und eine fortschrittliche Logistik, um unseren aktuellen und zukünftigen Bedarf zu decken“.

Vorteile für Global Freaks

• Digitalisierung und Rückverfolgbarkeit: Global Freaks ist von der manuellen Verwaltung seiner Waren und Bestellungen zu einer vollständig digitalen Verwaltung übergegangen. Dadurch werden nicht nur Fehler vermieden, sondern auch die Auftragszusammenstellung beschleunigt.
• Integration mit Marktplätzen: Easy WMS verbindet sich automatisch mit den Marktplätzen, über die Global Freaks seine Produkte vertreibt (eBay und Amazon), sowie mit der E-Commerce-Plattform PrestaShop.
• Mehr Aufträge: Durch das Modul LVS für E-Commerce und die Multi-Carrier-Versandsoftware konnte die Anzahl der Aufträge, die im Lager zusammengestellt werden können, verdreifacht werden.
• Kontrolle des Versands: Der Verpackungs-, Etikettierungs- und Versandprozess wird mithilfe der Multi-Carrier-Versandsoftware kontrolliert, die mit Correos Express, dem wichtigsten Transportunternehmen von Global Freaks, kommuniziert.