Hipanema: die hochmoderne LVS

Eine ethnische Mode nach dem neuesten Schrei

Der Name Hipanema leitet sich von Ipanema ab, einem der luxuriösesten Stadtviertel in Brasilien, und vermittelt das angenehme Gefühl von Sonne, Strand und Cocktails am Meer. Die französische Modeschmuckmarke mit internationaler Präsenz besteht seit 2012. Die Unternehmerinnen Jenny Collinet und Delphine Crech’riou entwarfen farbige Armbänder und wurden mit diesen berühmt. Seitdem haben sie Millionen Artikel überall auf der Welt verkauft. Die Gründerinnen von Hipanema erneuern ständig ihre Marke. Heute erreichen sie über ihre Sommer- und Winterkollektionen von Modeaccessoires, Armbändern und Halsketten, Badeanzügen und Prêt-à-porter-Kleidung, die vom Boho-Chic (auch als Ibiza-Stil bezeichnet) inspiriert ist, immer mehr Frauen. Aufgrund eines starken Umsatzanstiegs wandte sich Hipanema 2018 an Mecalux mit dem Wunsch, seine Lieferkette zu verbessern.

Saisonabhängige Logistik

Das Unternehmen besitzt ein Lager im Pariser Raum, in dem es alle Artikel seiner Kollektion – ungefähr 300 Artikelarten pro Saison – lagert und anschließend an mehr als 300 Verkaufsstellen in Frankreich und im Ausland versendet. Zweimal im Jahr, wenn die neue Kollektion auf den Markt kommt, wird die gesamte Ware im Lager neu organisiert: alte Artikel werden herausgenommen und durch neue ersetzt.

Früher wurde die Ware manuell anhand einer Liste auf Papier kontrolliert, wobei die Lagerpositionen in alphabetischer Ordnung gelagert wurden. Allerdings erwiesen sich diese Arbeitsmethoden in dem stetig wachsenden Lager als veraltet. „Bei Eintreffen einer neuen Artikelart musste der gesamte Lagerbestand verschoben werden, um Platz für diese neuen Produkte zu schaffen“, erklärt Jenny Collinet, geschäftsführende Gesellschafterin von Hipanema.

Die täglichen Aktivitäten des Lagers wurden zunehmend hektischer und erreichten 300 Bestellungen beim Start einer neuen Kollektion. „Wir arbeiten mit anspruchsvollen Filialen zusammen und müssen daher Fehler vermeiden, wenn wir nicht wollen, dass diese die Bestellungen ablehnen.“ Daher sind wir, was die Qualität unserer Dienstleistung betrifft, sehr strikt“, betont die geschäftsführende Gesellschafterin. Vor dem Hintergrund eines sich ständig verändernden Geschäfts mit immer schnelleren Abläufen und einer großen Vielfalt an Artikelarten im Bestand erkannte Hipanema, dass es das Risiko von Fehlern verringern und eine strenge Kontrolle seiner gesamten Lieferkette umsetzen musste. „Es war der Moment gekommen, um unsere Logistik mithilfe eines Lagerverwaltungssystems (LVS) zu digitalisieren“, betont Jenny Collinet.

Digitalisierung der Lieferkette

Nach Analyse verschiedener Lagerverwaltungssysteme (LVS) entschied sich das Unternehmen für Easy WMS, dem LVS von Mecalux, und zwar aus verschiedenen Gründen: „Seine Fähigkeit, um sich an die Besonderheiten des Geschäfts anzupassen, seine intuitive Anwendung und seine einfache Integration mit unserem ERP-System Sage 100c“, erklärt Jenny Collinet. „Unser Team setzte sich mehrere Male mit dem Team von Mecalux zusammen, da wir sicherstellen wollten, dass dessen LVS unsere Kriterien und Erwartungen erfüllte“, erläutert Jenny Collinet.

Easy WMS integriert mit Sage 100c

Die Lagerverwaltungssystem Easy WMS wurde mit dem ERP-System Sage 100c von Hipanema integriert. Dies war unerlässlich, damit die beiden Systeme Daten und Informationen austauschen konnten, um so die Lagerverwaltung zu verbessern. Um eine perfekte Verbindung zwischen den beiden Computerprogrammen zu erreichen, arbeiteten die Teams von Hipanema, Mecalux und Sage eng zusammen. Obwohl die LVS von Mecalux mit jedem ERP-System verbunden werden kann, musste definiert werden, welche Informationen jede Software benötigte. Zu diesem Zweck wurden während der Projektphase zahlreiche Tests und Validierungen der Schnittstellen durchgeführt. Nach einigen Anpassungen funktionierte das Gespann und die Lagerverwaltungssoftware war vollständig einsatzfähig.

„Heutzutage können die Aufträge der Kunden dank dieser Kommunikation so schnell wie möglich zusammengestellt werden. Die Verkaufsabteilung wiederum hat Zugriff auf den Zustand der Bestände in Echtzeit und daher eine bessere Übersicht über die Lieferfristen“, bestätigt Jenny Collinet.

Logistik nach dem neuesten Trend

Das war das Ende der Auftragszusammenstellung auf Papier und von Fehlern bei der Kommissionierung. Seit der Implementierung von Easy WMS werden alle Vorgänge im Lager von Hipanema perfekt koordiniert. Die LVS von Mecalux steuert und optimiert die Abläufe des Zentrums von Hipanema, vom Eingang der Produkte bis zum Versand der Bestellungen. Easy WMS kommuniziert mit den Lagerarbeitern in Echtzeit und sendet ihnen Anweisungen über ein Funkterminal, damit diese wissen, wohin sie gehen und welche Artikel sie handhaben müssen. Zusätzlich werden die Bewegungen der Lagerarbeiter minimiert, dank einer durch das System selbst optimierten Route.

• Warenannahme. Bei Eintreffen im Lager identifizieren die Lagerarbeiter jeden Artikel mithilfe ihrer Handscanner. Durch Einlesen des Barcodes verifizieren sie, dass das Etikett dem Produkt entspricht, das heißt, sie überprüfen, dass die korrekte Ware erhalten wurde.
• Lagerung. Die Lagerarbeiter transportieren die Produkte an die von Easy WMS zugewiesenen Stellplätze. Diese LVS organisiert die Produkte in Abhängigkeit ihrer Artikelart (Armbänder, Kleider, Badeanzüge…). Außerdem ist sie speziell programmiert, um die Lagerpositionen, an denen die Kommissionierung erfolgt, aufzufüllen, bevor deren Bestand zu Ende geht. „So können sich die Lagerarbeiter voll und ganz auf die Anweisungen, die sie von der LVS erhalten, konzentrieren. Der Vorteil besteht darin, dass wir keine Unterbrechungen haben; die Lagerarbeiter, die die Aufträge zusammenstellen, müssen niemals aufgrund fehlender Bestände ihre Arbeit unterbrechen“, fügt Jenny Collinet hinzu.
• Auftragszusammenstellung. Es werden zwei Arten von Aufträgen zusammengestellt: kleine (die sich aus wenigen Artikeln zusammensetzen, um einzelne Filialen aufzufüllen) oder große (mit vielen Artikelarten, die hauptsächlich von Filialen in Einkaufszentren stammen). Bei den kleinen Aufträgen suchen die Lagerarbeiter die gewünschten Artikel und transportieren sie direkt in den Verpackungsbereich. Bei diesem Prozess überprüft Easy WMS, dass der Lagerarbeiter den richtigen Artikel in der richtigen Menge entnommen hat. Wenn es sich dagegen um große Aufträge handelt, fahren die Arbeiter mit einem Wagen durch das Lager, auf dem sie die Artikel gemäß den Anweisungen von Easy WMS ablegen. Anschließend fahren sie diesen Wagen in den Konsolidierungsbereich, wo verifiziert wird, dass die richtige Menge der Produkte vorhanden ist. Jenny Collinet sagt: „Dank dieser Arbeitsmethode haben wir Fehler bei der Auftragszusammenstellung beseitigt und können den Service bieten, den unsere Kunden von uns erwarten.“
• Konsolidierung und Versand. Nach Fertigstellung der Aufträge werden diese verpackt und etikettiert. Um die Effizienz bei den Lieferungen zu verbessern, hat Hipanema das Modul Multi-Carrier-Versandsoftware installiert. Dieses Modul wird automatisch mit Station-Chargeur, der Software, die die Transportunternehmen von Hipanema verwenden, synchronisiert. Auf diese Weise sendet die LVS alle Informationen zu den Bestellungen, die verteilt werden müssen (Anzahl der Paletten, Abmessungen, Gewicht, Zielpunkt usw.), an DHL und druckt die Etiketten und die notwendige Dokumentation aus.
• Retouren. Früher wurden die von den Kunden zurückgesandten Artikel vorübergehend auf dem Boden gelagert, woraufhin die Lagerarbeiter ihren Zustand überprüften, um zu entscheiden, was mit ihnen zu tun war (Lagerung, Reparatur usw.). Jetzt weist Easy WMS den Rücksendungen eine Lagerposition in den Regalen zu, bis eine Inspektion durchgeführt werden kann. „Auf diese Weise ist alles besser organisiert, wir lagern keine Produkte auf dem Boden und die Handhabung von Rücksendungen ist weitaus effizienter“, meint Jenny Collinet.

Ein Lager nach dem neusten Stand

Hipanema ist eine französische Modemarke mit einer sehr saisonabhängigen Logistik und einem Lager, das in jeder Saison neu organisiert wird. Da es über ein internationales Vertriebsnetz verfügt, muss außerdem eine genaue Kontrolle der Ware sowie der gesamten Lieferkette durchgeführt werden. „Easy WMS ist ein System, mit dem alle Vorgänge optimiert werden können, vom Wareneingang bis zum Versand“, erklärt Jenny Collinet. Mit seiner Unterstützung sind die Aufgaben des Lagerleiters einfacher geworden. Heute kann er sich darauf konzentrieren, sein Team zu managen, Aufgaben zuzuweisen usw. Außerdem erhält er einen globalen und zuverlässigen Überblick über die Tätigkeiten in Echtzeit. Die perfekte Organisation von Abläufen wie der Kommissionierung oder dem Versand hat die Produktivität des Lagers und der Lagerarbeiter erhöht. Neu bei dem Lager anfangende Arbeiter lernen die Verwendung von Easy WMS in wenigen Stunden. Anschließend werden sie jederzeit von dem System geführt. Jenny Collinet sagt: „Das Schwierigste war, zu lernen, der Software zu vertrauen. Jetzt lassen wir uns von ihren Anweisungen leiten, denn Easy WMS funktioniert sehr gut.“ Diese Software ist flexibel und skalierbar und kann sich leicht an Veränderungen des Geschäfts anpassen. Dies konnte Hipanema 2020 während seines Umzugs in ein neues Lager bestätigen. Die Ingenieurabteilung von Mecalux entwarf eine Simulation des neuen Lagers (mit unterschiedlichen Arbeitsbereichen und Lagerpositionen), sodass der Ware bereits vor ihrem Eintreffen eine Lagerposition zugewiesen war. „Beim Transport der Paletten in das neue Lager mussten die Lagerarbeiter die Ware lediglich identifizieren und die LVS teilte ihnen mit, in welche Lagerposition diese platziert werden musste. Dank Easy WMS verlief der Umzug in ein neues Lager praktisch perfekt“, erklärt die geschäftsführende Gesellschafterin.

Hipanema verfügt jetzt über ein modernes und computergestütztes Lager. Easy WMS hat die Logistikabläufe des Unternehmens vollständig optimiert und es dabei unterstützt, seine Ziele zu erreichen und seine Lieferkette zu nutzen, um den Erfolg zukünftiger Kollektionen sicherzustellen.

Die Lagerverwaltungssoftware Easy WMS hat die Produktivität des Lagers und somit die unseres Geschäfts verbessert. Außerdem ist es eine Software, mit der alle Vorgänge, vom Wareneingang bis zum Versand, optimiert werden können.

Vorteile für Hipanema

• Saisonabhängige Logistik: Hipanema organisiert sein Lager zweimal im Jahr neu, wenn es eine neue Kollektion auf den Markt bringt. Easy WMS stellt sicher, dass dieser Prozess schnell und fehlerfrei vonstatten geht.
• Bessere Kontrolle: Das Unternehmen profitiert von einer vollständigen Zuverlässigkeit bei allen Prozessen, vom Warenempfang von den Lieferanten über die Verwaltung der Rücksendungen bis hin zum Versand der zahlreichen Aufträge, die täglich zusammengestellt werden.
• Sichere Lieferungen: Das Modul Multi-Carrier-Versandsoftware hat die Auslieferung der Bestellungen verbessert, da die für die Transportunternehmen erforderliche Dokumentation automatisch erzeugt wird.