Das Bauunternehmen OHL hat ein neues Dokumentenarchiv eingeweiht

Notwendigkeit eines neuen Archivs

Die 1999 aus der Fusion von drei hundertjährigen Unternehmen (Obrascón, Huarte und Lain) hervorgegangene Firma OHL ist ein internationales Referenzunternehmen im Bereich des Baus und Managements von Infrastrukturen (Krankenhäuser, Talsperren, Eisenbahnlinien, Tunnel, Flughäfen, Straßen usw.). Ihre Projekte konzentrieren sich vor allem auf Europa, die Vereinigten Staaten und Lateinamerika.

Mit jedem neuen Projekt, das das Unternehmen durchführt, kommen weitere Unterlagen hinzu, die auf sichere Weise gelagert werden müssen (Pläne, Genehmigungen, Gehaltsabrechnungen ...). Um dieses wachsende Volumen an Unterlagen und Dokumenten verwalten zu können, hat es kürzlich ein neues Dokumentenarchiv mit einer Fläche von 2.000 m² in der spanischen Gemeinde Azuqueca de Henares in der Provinz Guadalajara eingeweiht.

Früher besaß es ein weiteres Archiv, „dessen Lagerkapazität allerdings erschöpft war“, wie Felipe Clemente Calvo, Leiter des Dokumentenmanagements bei OHL, versichert. „Der Umzug, der früher als geplant beendet war, wurde schrittweise durchgeführt, während die Ingenieurabteilung von Mecalux gleichzeitig die neue Anlage in Betrieb nahm“, fügt er hinzu.

Zwei Lagerlösungen

In dieser Anlage verwaltet OHL 100.000 Dokumente. Eine optimale Organisation des Raumes und der Abläufe ist unerlässlich, um jegliche Möglichkeit von Fehlern zu vermeiden und das Auffinden der Unterlagen zu erleichtern, wenn sie benötigt werden.

Das Dokumentenarchiv von OHL ist in zwei Bereiche unterteilt, in denen Mecalux jeweils eine andere Lagerlösung montiert hat:

Regale mit Laufgängen
Die Kommissionierregale sind 8,3 m hoch und auf ihnen ruhen erhöhte Gänge, die insgesamt drei Ebenen bilden. Diese Lösung nutzt die gesamte Höhe des Lagers optimal aus und verdreifacht die nutzbare Lagerfläche, sodass eine größere Anzahl von Dokumenten untergebracht werden kann.

„Das System hat außerdem für mehr Bequemlichkeit bei der Dokumentenverwaltung gesorgt“, hebt Felipe Clemente Calvo hervor.

Die Kommissionierregale bieten einen direkten Zugriff, was die Handhabung der Unterlagen erleichtert und letztendlich für eine schnellere Durchführung der Lagerarbeiten sorgt. Die Organisation der Arbeiten ist entscheidend, um die Leistung des Lagers zu steigern. Jeder der drei Ebenen ist eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern zugewiesen, die die Lagerarbeiten durchführen und die notwendigen Dokumente suchen. Dank dieses Systems können mehrere Mitarbeiter gleichzeitig arbeiten.

Mobile Archivregale Movibloc
Hierbei handelt es sich um ein Kompaktlagersystem, das sich perfekt für die Aufbewahrung von Akten und Dokumenten eignet, da es nur wenig Platz beansprucht und somit die Anzahl der Gänge auf ein Minimum beschränkt wird. Die Schränke des Systems bewegen sich mithilfe von sich auf Schienen laufenden Verfahrwagen.

Mit diesem System wird der verfügbare Raum optimiert und die Lagerkapazität vergrößert. Nachdem ein Arbeitsgang mithilfe einer praktischen Kurbel geöffnet wurde, sind alle Dokumente direkt zugänglich.

„Wir sind sehr zufrieden mit den Movi-bloc-Schränken, da sie uns eine hohe Sicherheit bieten“, sagt der Leiter der Dokumentenverwaltung von OHL. Diese Archivregale verfügen über Sicherheitsschlösser, die den unbefugten Zugriff auf die Dokumente verhindern.

Felipe Clemente Calvo - Leiter der Dokumentenverwaltung von OHL
„Die Montage der Regale mit Laufgängen und der Movibloc-Schränke durch das technische Team von Mecalux erfolgte schrittweise und ging sehr schnell, sodass die Arbeiten schneller als geplant beendet waren. In diesen beiden Lösungen können wir alle unsere Dokumente absolut sicher lagern.“

Brandschutzvorrichtungen

Die Sicherheit der Mitarbeiter und des Lagers stellt immer eine Priorität dar. Bei Dokumentenarchiven ist dies umso wichtiger, da hier Material von unschätzbarem Wert und großer Bedeutung gelagert wird, das zudem noch leicht brennbar ist.

Aus diesem Grund und um ebenfalls die Unversehrtheit der Anlage zu gewährleisten, wurde eine komplette Brandschutzanlage installiert, die mithilfe von automatischen Sprinklern an der Decke des Gebäudes funktioniert. Die Sprühkapazität des Systems reicht aus, um jeden Brandherd in kürzester Zeit zu löschen.

Außerdem ist der Boden der verschiedenen Ebenen der Laufgänge gelocht, um den Durchfluss von Wasser zu ermöglichen.

Organisation und Sicherheit

Mecalux hat OHL eine an seine Anforderungen angepasste Lösung vorgeschlagen, die mit einem Minimum an Infrastruktur und Investitionen den verfügbaren Lagerraum optimal nutzt und für eine hohe Leistung des Dokumentenarchivs sorgt.

In dieser Einrichtung kann OHL 100.000 Dokumente sicher und effizient verwalten.

Vorteile für OHL

• Maximale Sicherheit: Das Archiv verfügt über ein fortschrittliches Brandschutzsystem, das aus automatischen Sprinklern besteht, die an der Gebäudedecke angebracht sind. Darüber hinaus verhindert die Sicherheitsverriegelung der Movibloc-Schränke den Zugriff unbefugter Personen auf die Unterlagen.
• Lagerkapazität: Die beiden Lösungen von Mecalux nutzen die gesamte verfügbare Fläche aus, um eine größere Anzahl von Dokumenten, bis zu 100.000 Stück, zu lagern.
• Komfortable Dokumentenverwaltung: Sowohl die Regale als auch die Movibloc-Schränke bieten einen direkten Zugriff auf die Unterlagen, was die Suche nach den gewünschten Dokumenten sowie die Archivierung und Entnahme erleichtert.